L'agenda intelligente del terapeuta. Le semplifica la vita.

Per iniziare a usarla non occorre creare un account né registrarsi; alla prima apertura si definiscono soltanto la lingua, la password dell'app e una domanda di sicurezza da usare se la password viene dimenticata. Tutti i dati inseriti nell'applicazione sono conservati soltanto sul dispositivo dell'utente, in un database cifrato; nessuna registrazione viene inviata a un server. Nessun altro oltre all'utente, sviluppatore incluso, può accedere a questo database. Non esiste un archivio centrale di dati che possa essere esposto in una violazione di massa e nessuna interruzione del servizio può impedire all'utente di accedere alle proprie registrazioni. L'uso quotidiano non richiede una connessione a internet: la registrazione dei dati, la ricerca e la reportistica funzionano offline. L'applicazione non contiene pubblicità, strumenti di analisi né tracciamento degli utenti. L'utente può eliminare in qualsiasi momento, in modo completo e definitivo, tutti i dati che ha inserito nell'applicazione.

Le schede dei clienti, le note di seduta e i dati finanziari sono conservati sul dispositivo in un database cifrato con AES-256; le immagini delle sedute e dei test restano al di fuori del database, come file separati cifrati con la stessa robustezza. La chiave è custodita nell'archivio sicuro delle chiavi del sistema operativo ed è protetta dalla password dell'app. L'applicazione si blocca con la password e con la verifica biometrica; quando scade il tempo di inattività impostato, entra in funzione il blocco automatico. Quando la sincronizzazione è attiva, i dati vengono cifrati con una password separata scelta dall'utente prima di lasciare il dispositivo; Drive vede soltanto il blocco cifrato e il dispositivo che lo riceve lo decifra al proprio interno. I file di copia di sicurezza sono cifrati obbligatoriamente. In nessun punto dei percorsi di archiviazione, sincronizzazione e copia di sicurezza esiste un momento in cui i dati restano in chiaro.

Le note di seduta di un appuntamento creato su iPhone possono essere scritte da un iPad o da un tablet Android. La sincronizzazione avviene senza alcun server, attraverso l'area riservata all'applicazione nell'account Google Drive dell'utente; quest'area non è visibile nell'interfaccia di Drive. Google Drive ospita soltanto i dati cifrati e non può accedere al contenuto. Le modifiche effettuate su dispositivi diversi vengono unite a livello di singola registrazione, senza che una sovrascriva l'altra. Tutti i dati salvati su Drive possono essere eliminati definitivamente in qualsiasi momento.

Le sedute del giorno sono elencate in ordine con i rispettivi orari e la nota di ciascuna seduta compare nella propria riga; anche le ore contrassegnate come non disponibili appaiono nello stesso flusso. Le sedute concluse possono essere nascoste con un solo tocco, così da mettere in evidenza gli appuntamenti rimanenti. Se un cliente ha un pagamento scaduto, l'avviso compare nello stesso elenco con il relativo importo e non è necessario aprire la schermata del bilancio. Si può consultare un altro giorno senza aprire il calendario e tornare a oggi con un solo tocco. Da questa schermata si passa anche al calendario, ai clienti, al bilancio e al modulo test; nella parte superiore si trovano il nome dello studio, lo stato della sincronizzazione e le impostazioni.

Oltre alle viste da 1, 3, 5 e 7 giorni, il calendario dispone della vista mensile. La griglia oraria può essere impostata su 15, 30 o 60 minuti; l'orario di lavoro e la pausa possono essere definiti in base all'organizzazione dell'utente. In un appuntamento si possono inserire il cliente, la durata, l'onorario della seduta, lo stato dell'incasso, la ricorrenza, le note di seduta e le immagini allegate. Oltre alle sedute, si può contrassegnare come “Non disponibile” qualsiasi ora o giorno. Le sedute ricorrenti possono essere create in serie e gli appuntamenti possono essere spostati trascinandoli; su un orario in conflitto non è possibile creare una registrazione.

Prima della seduta arriva una notifica sul telefono e si può impostare con quanto anticipo. Si possono attivare promemoria con sveglia che suonano finché non vengono silenziati; si può stabilire se valgono per tutte le sedute o soltanto per quelle selezionate. Nella notifica sulla schermata di blocco si può scegliere di nascondere il nome del cliente. I modelli dei messaggi informativi e di promemoria destinati al cliente sono personalizzabili; l'applicazione non invia direttamente il messaggio, ma apre con il testo già pronto l'applicazione WhatsApp, SMS o e-mail presente sul dispositivo, e l'invio si completa con la conferma dell'utente. Le notifiche e le sveglie funzionano su telefoni e tablet.

Nella scheda si possono inserire i recapiti e i dati anagrafici, oltre al titolo di studio e alla professione, all'onorario della seduta specifico per quel cliente e alle note. Non c'è un limite al numero di clienti; le registrazioni possono essere distinte in attive e passive e l'elenco può essere cercato per nome. Lo storico delle sedute e i test somministrati sono elencati nello stesso flusso; lo storico può essere cercato e consultato per intero, senza interruzioni, in modalità lettura. I pagamenti scaduti delle sedute compaiono nella scheda come saldo da incassare. Al momento del passaggio a PsyAgenda l'elenco dei clienti può essere importato in una sola volta con un modello Excel; aggiungendo i clienti uno per uno, si può invece scegliere un contatto dalla rubrica del telefono. La scheda del cliente può essere esportata in Word o PDF.

Ogni campo può essere aperto in modalità lettura a schermo intero. Le immagini relative alla seduta possono essere allegate alla registrazione oppure scattate direttamente con la fotocamera del dispositivo. La foto di una nota scritta a mano può essere convertita in testo digitale con il supporto facoltativo dell'intelligenza artificiale, secondo lo stile di scrittura selezionato. Dalle note di seduta si può ottenere un'analisi dell'intelligenza artificiale e chiedere un suggerimento per la seduta successiva. Se l'applicazione si chiude in modo imprevisto, la nota rimasta a metà viene ripristinata.

Il test di Rorschach può essere somministrato sulle dieci tavole e la risposta data a ciascuna tavola viene registrata separatamente. Nei test proiettivi del disegno (Figura umana, Casa-Albero-Persona, Disegno cinetico della famiglia, Albero, Animale, Scuola) si può allegare alla registrazione la foto del disegno. Ogni test somministrato prende posto in ordine cronologico nello storico del cliente. Per ogni test il terapeuta può scrivere la propria valutazione e ottenere inoltre una valutazione dell'intelligenza artificiale; se lo desidera, può creare un'unica relazione che unisce le proprie osservazioni a quelle dell'IA. Il test completato può essere esportato in Word o PDF.

Le sedute sono elencate con l'onorario lordo, la percentuale e l'importo dello sconto e l'onorario netto; gli importi in attesa, quelli scaduti e quelli non ancora scaduti sono mostrati separatamente. Le spese vengono registrate per categoria: sono già presenti categorie come affitto, utenze e supervisione, e se ne possono aggiungere di nuove. Le registrazioni possono essere filtrate per cliente, categoria, data e stato dell'incasso; i filtri usati di frequente possono essere salvati. Nella sezione di analisi si trovano le entrate, le spese e l'utile netto complessivi, insieme ai grafici di entrate e spese e del numero di sedute degli ultimi dodici mesi; l'elenco completo o quello filtrato può essere esportato in Excel.

Con questo file i dati possono essere trasferiti offline su un nuovo dispositivo; la copia, su qualunque piattaforma sia stata creata, può essere ripristinata nell'applicazione PsyAgenda che l'utente ha scaricato sulle altre piattaforme. Poiché la password è nota soltanto all'utente, se viene dimenticata non è più possibile accedere al contenuto di quella copia. Le schede dei clienti, lo storico delle sedute, le relazioni dei test e i rendiconti finanziari possono inoltre essere esportati in Word, PDF o Excel; durante l'esportazione si può scegliere di cifrare il file con una password.

Una volta attivate, la foto di note scritte a mano può essere convertita in testo digitale; a partire dalle note di seduta, dalle risposte al Rorschach o dai test del disegno si possono ottenere osservazioni, si può chiedere un suggerimento per la seduta successiva e migliorare il testo scritto. Per ogni valutazione l'utente può scegliere il modello da usare, il metodo di analisi e il livello di dettaglio (sintetico, medio, dettagliato). Poiché l'operazione avviene direttamente tra il dispositivo dell'utente e Google, lo sviluppatore non ne vede alcuna fase. Nelle richieste vengono inviati soltanto l'età e il genere del cliente e il contenuto interessato; il nome, il telefono e l'indirizzo e-mail non vengono inviati in nessun caso. L'intelligenza artificiale non formula diagnosi; la valutazione finale e la responsabilità spettano sempre al terapeuta.