Der smarte Terminplaner für Ihre Praxis. Macht Ihnen das Leben leichter.

Für den Einstieg sind weder ein Konto noch eine Registrierung nötig; beim ersten Öffnen werden nur die Sprache, ein App-Passwort und eine Sicherheitsfrage für den Fall festgelegt, dass dieses Passwort vergessen wird. Alle in der App erfassten Daten liegen ausschließlich auf dem eigenen Gerät, in einer verschlüsselten Datenbank; kein Eintrag wird an einen Server gesendet. Außer den Nutzerinnen und Nutzern selbst hat niemand Zugriff auf diese Datenbank, auch der Entwickler nicht. Es gibt keinen zentralen Datenbestand, der von einem massenhaften Datenleck betroffen sein könnte, und keine Betriebsstörung kann den Zugriff auf die eigenen Einträge verhindern. Der tägliche Gebrauch erfordert keine Internetverbindung; das Erfassen von Einträgen, die Suche und die Berichterstellung funktionieren offline. Die App enthält keine Werbung, keine Analysedienste und kein Nutzer-Tracking. Alle in der App erfassten Daten können jederzeit vollständig und dauerhaft gelöscht werden.

Klientenakten, Sitzungsnotizen und Finanzdaten liegen auf dem Gerät in einer mit AES-256 verschlüsselten Datenbank; Sitzungs- und Testbilder bleiben außerhalb dieser Datenbank als separate, ebenso stark verschlüsselte Dateien. Der Schlüssel liegt im sicheren Schlüsselspeicher des Betriebssystems und wird durch das App-Passwort geschützt. Die App wird mit Passwort und biometrischer Anmeldung gesperrt; nach Ablauf der festgelegten Inaktivitätsdauer greift die automatische Sperre. Ist die Synchronisierung aktiviert, werden die Daten mit einem separaten, selbst festgelegten Passwort verschlüsselt, bevor sie das Gerät verlassen; Drive sieht nur den verschlüsselten Block, das empfangende Gerät entschlüsselt ihn bei sich. Backup-Dateien werden zwingend verschlüsselt. Auf keinem der Wege für Speicherung, Synchronisierung und Backup gibt es einen Moment, in dem die Daten unverschlüsselt vorliegen.

Die Sitzungsnotizen eines auf dem iPhone angelegten Termins lassen sich auf dem iPad oder einem Android-Tablet schreiben. Die Synchronisierung läuft ohne zwischengeschalteten Server über den app-eigenen Bereich des eigenen Google-Drive-Kontos; dieser Bereich ist in der Drive-Oberfläche nicht sichtbar. Google Drive beherbergt nur die verschlüsselten Daten und hat keinen Zugriff auf den Inhalt. Änderungen auf verschiedenen Geräten werden Eintrag für Eintrag zusammengeführt, ohne dass eine die andere überschreibt. Alle in Drive gespeicherten Daten können jederzeit dauerhaft gelöscht werden.

Die Sitzungen des Tages werden der Reihe nach mit ihren Uhrzeiten aufgeführt, und die Notiz jeder Sitzung steht in ihrer eigenen Zeile; als “Nicht verfügbar” markierte Stunden erscheinen im selben Ablauf. Beendete Sitzungen lassen sich mit einem Fingertipp ausblenden, sodass die verbleibenden Termine hervortreten. Hat ein Klient eine überfällige Zahlung, erscheint der Hinweis samt Betrag in derselben Liste; das Budget muss dafür nicht geöffnet werden. Auch ein anderer Tag lässt sich ansehen, ohne den Kalender zu öffnen, und ein Fingertipp führt zurück zu heute. Kalender, Klienten, Budget und Testmodul werden ebenfalls von diesem Bildschirm aus erreicht; im oberen Bereich stehen der Praxisname sowie Synchronisierungsstatus und Einstellungen.

Neben den Ansichten für 1, 3, 5 und 7 Tage gibt es eine Monatsansicht. Das Zeitintervall lässt sich auf 15, 30 oder 60 Minuten einstellen; Arbeitszeiten und Pausenzeiten werden nach dem eigenen Arbeitsrhythmus festgelegt. In einen Termin lassen sich Klient, Dauer, Sitzungshonorar, Zahlungsstatus, Wiederholungsmuster, Sitzungsnotizen und Bildanhänge eintragen. Neben Sitzungen kann jede beliebige Stunde oder auch ein ganzer Tag als “Nicht verfügbar” markiert werden. Wiederkehrende Sitzungen lassen sich als Serie anlegen und Termine per Drag-and-drop verschieben; auf einer bereits belegten Uhrzeit wird kein Eintrag angelegt.

Vor einer Sitzung geht eine Benachrichtigung auf dem Telefon ein; wie lange vorher sie eintrifft, ist einstellbar. Erinnerungen mit Alarm, die bis zum Stummschalten klingen, lassen sich aktivieren; dabei wird festgelegt, ob sie für alle Sitzungen oder nur für ausgewählte Sitzungen gelten. Auf dem Sperrbildschirm kann der Name des Klienten in der Benachrichtigung ausgeblendet werden. Die Vorlagen für die Informations- und Erinnerungsnachrichten an Klienten lassen sich anpassen; die App sendet die Nachricht nicht selbst, sondern öffnet WhatsApp, SMS oder die E-Mail-App auf dem Gerät mit fertigem Text, und das Senden wird mit der eigenen Bestätigung abgeschlossen. Benachrichtigungen und Alarme funktionieren auf Telefonen und Tablets.

Auf der Karte lassen sich neben Kontakt- und demografischen Angaben auch Bildung und Beruf, ein eigenes Sitzungshonorar für diesen Klienten sowie Notizen eintragen. Die Zahl der Klientinnen und Klienten ist nicht begrenzt; Einträge lassen sich in aktive und inaktive trennen, und die Liste ist nach Namen durchsuchbar. Sitzungsverlauf und durchgeführte Tests werden im selben Ablauf aufgeführt; der Verlauf ist durchsuchbar und lässt sich vollständig im Lesemodus am Stück durchgehen. Überfällige Sitzungszahlungen erscheinen auf der Karte als offener Betrag. Beim Wechsel zu PsyAgenda lässt sich die Klientenliste mit einer Excel-Vorlage auf einmal importieren; beim einzelnen Anlegen kann stattdessen aus dem Adressbuch des Telefons ausgewählt werden. Die Klientenkarte kann als Word oder PDF exportiert werden.

Jedes Feld lässt sich im Lesemodus als Vollbild anzeigen. Bilder zur Sitzung können dem Eintrag hinzugefügt oder direkt mit der Kamera des Geräts aufgenommen werden. Das Foto einer handschriftlichen Notiz kann mit optionaler KI-Unterstützung und entsprechend dem gewählten Schriftstil in digitalen Text umgewandelt werden. Aus den Sitzungsnotizen lässt sich eine KI-Analyse abrufen und ein Vorschlag für die nächste Sitzung anfordern. Schließt sich die App unerwartet, wird die unfertige Notiz wiederhergestellt.

Der Rorschach-Test wird über zehn Tafeln durchgeführt, und die Antwort auf jede Tafel wird einzeln festgehalten. Bei den projektiven Zeichentests (Menschzeichentest, Haus-Baum-Mensch-Test, Kinetische Familienzeichnung, Baumtest, Tierzeichentest, Schulzeichentest) kann das Foto der Zeichnung dem Eintrag hinzugefügt werden. Jeder durchgeführte Test nimmt seinen Platz im Verlauf des Klienten in chronologischer Reihenfolge ein. Für jeden Test kann der Therapeut die eigene Auswertung schreiben und zusätzlich eine KI-Auswertung abrufen; auf Wunsch entsteht daraus ein einziger Bericht, der die eigenen Einschätzungen mit den KI-Beobachtungen verbindet. Der abgeschlossene Test kann als Word oder PDF exportiert werden.

Die Sitzungen werden mit Bruttohonorar, Rabatt in Prozent und Rabattbetrag sowie Nettohonorar aufgeführt; offene, überfällige und noch nicht fällige Beträge werden getrennt angezeigt. Ausgaben werden nach Kategorie erfasst; vorbereitete Kategorien wie Miete, Supervision sowie Strom, Wasser und Internet sind vorhanden, neue lassen sich hinzufügen. Einträge lassen sich nach Klient, Kategorie, Datum und Zahlungsstatus filtern; häufig genutzte Filter können gespeichert werden. Der Bereich Analyse zeigt Einnahmen, Ausgaben und Nettogewinn insgesamt sowie Diagramme über zwölf Monate zu Einnahmen und Ausgaben und zur Zahl der Sitzungen; die gesamte oder die gefilterte Liste kann nach Excel exportiert werden.

Mit dieser Datei können die Daten offline auf ein neues Gerät übertragen werden; ein Backup lässt sich unabhängig davon, auf welcher Plattform es erstellt wurde, in der von einer anderen Plattform geladenen PsyAgenda-App wiederherstellen. Das Passwort ist nur der Person bekannt, die das Backup erstellt hat; wird es vergessen, ist der Inhalt dieses Backups nicht mehr zugänglich. Klientenkarten, Sitzungsverlauf, Testberichte und Finanzaufstellungen lassen sich außerdem als Word, PDF oder Excel exportieren; beim Export kann die Datei auf Wunsch mit einem Passwort verschlüsselt werden.

Sind sie aktiviert, lässt sich das Foto handschriftlicher Notizen in digitalen Text umwandeln; zu Sitzungsnotizen, Rorschach-Antworten oder Zeichentests können KI-Beobachtungen abgerufen, ein Vorschlag für die nächste Sitzung angefordert und geschriebener Text überarbeitet werden. Für jede Auswertung werden das verwendete Modell, die Analysemethode und der Detailgrad (Kurzfassung, Mittel, Ausführlich) selbst gewählt. Da der Vorgang unmittelbar zwischen dem eigenen Gerät und Google abläuft, sieht der Entwickler keinen einzigen Schritt davon. Übermittelt werden nur Alter und Geschlecht des Klienten sowie der betreffende Inhalt; Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden unter keinen Umständen gesendet. Die KI stellt keine Diagnose; die abschließende Einschätzung und die Verantwortung liegen immer beim Therapeuten.