L'agenda intelligent des thérapeutes. Il vous simplifie la vie.

Aucune création de compte ni inscription n'est nécessaire pour commencer ; au premier lancement, seuls la langue, le mot de passe de l'application et une question de sécurité à utiliser en cas d'oubli de ce mot de passe sont définis. Toutes les données saisies dans l'application sont conservées uniquement sur l'appareil de l'utilisateur, dans une base de données chiffrée ; aucun enregistrement n'est envoyé à un serveur. Personne d'autre que l'utilisateur, pas même le développeur, ne peut accéder à cette base de données. Il n'existe aucun réservoir central de données susceptible de faire l'objet d'une fuite massive, et aucune interruption de service ne peut empêcher l'utilisateur d'accéder à ses propres enregistrements. L'usage quotidien ne nécessite pas de connexion Internet ; la tenue des enregistrements, la recherche et les rapports fonctionnent hors ligne. L'application ne contient ni publicité, ni analytique, ni suivi des utilisateurs. L'utilisateur peut à tout moment supprimer totalement et définitivement toutes les données qu'il a saisies dans l'application.

Les fiches clients, les notes de séance et les données financières sont conservées sur l'appareil dans une base de données chiffrée en AES-256 ; les images de séance et de test se trouvent en dehors de cette base, sous forme de fichiers distincts chiffrés avec la même robustesse. La clé est conservée dans le trousseau sécurisé du système d'exploitation et protégée par le mot de passe de l'application. L'application se verrouille par mot de passe et par vérification biométrique ; le verrouillage automatique s'active dès que la durée d'inactivité définie s'est écoulée. Lorsque la synchronisation est activée, les données sont chiffrées avec un mot de passe distinct choisi par l'utilisateur avant de quitter l'appareil ; Drive ne voit que le bloc chiffré, et l'appareil destinataire le déchiffre sur lui-même. Les fichiers de sauvegarde sont obligatoirement chiffrés. À aucun moment, sur les chemins d'enregistrement, de synchronisation et de sauvegarde, les données ne se trouvent en clair.

Les notes de séance d'un rendez-vous créé sur un iPhone peuvent être rédigées depuis un iPad ou une tablette Android. La synchronisation s'effectue sans serveur intermédiaire, via l'espace réservé à l'application dans le compte Google Drive de l'utilisateur ; cet espace n'apparaît pas dans l'interface de Drive. Google Drive héberge uniquement les données chiffrées et ne peut pas accéder à leur contenu. Les modifications effectuées sur des appareils différents sont fusionnées enregistrement par enregistrement, sans que l'une écrase l'autre. Toutes les données enregistrées sur Drive peuvent être supprimées définitivement à tout moment.

Les séances du jour sont listées dans l'ordre avec leurs horaires et la note de chaque séance figure sur sa propre ligne ; les heures marquées comme indisponibles apparaissent dans le même déroulé. Les séances terminées peuvent être masquées d'une seule touche afin de mettre en avant les rendez-vous restants. Si un client a un paiement en retard, l'avertissement apparaît dans cette même liste avec son montant, sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir l'écran du budget. Un autre jour peut être consulté sans ouvrir le calendrier, et une seule touche ramène à aujourd'hui. Le calendrier, les clients, le budget et le module de tests sont également accessibles depuis cet écran ; la partie supérieure affiche le nom du cabinet ainsi que l'état de la synchronisation et les paramètres.

Le calendrier propose des vues de 1, 3, 5 et 7 jours ainsi qu'une vue mensuelle. La grille horaire peut être réglée sur 15, 30 ou 60 minutes ; les heures de travail et la plage de pause se définissent selon l'organisation de l'utilisateur. Un enregistrement de rendez-vous peut contenir le client, la durée, les honoraires de séance, l'état d'encaissement, le rythme de répétition, les notes de séance et les images jointes. Au-delà des séances, n'importe quelle heure ou journée peut être marquée comme “indisponible”. Les séances récurrentes peuvent être créées en série et les rendez-vous se déplacent par glisser-déposer ; aucun enregistrement ne peut être créé sur un créneau en conflit.

Une notification arrive sur le téléphone avant la séance, et le délai d'avance est réglable. Des rappels avec alarme, qui continuent de sonner jusqu'à ce qu'ils soient arrêtés, peuvent être activés ; il est possible de définir s'ils valent pour toutes les séances ou seulement pour celles qui sont sélectionnées. Sur l'écran verrouillé, le nom du client peut être masqué dans la notification. Les modèles des messages d'information et de rappel envoyés au client sont personnalisables ; l'application n'envoie pas le message elle-même : elle ouvre l'application WhatsApp, SMS ou e-mail de l'appareil avec le texte prêt, et l'envoi se termine par la confirmation de l'utilisateur. Les notifications et les alarmes fonctionnent sur les téléphones et les tablettes.

La fiche peut accueillir, outre les coordonnées et les données démographiques, le niveau d'études et la profession, des honoraires de séance propres au client et des notes. Le nombre de clients n'est pas limité ; les enregistrements peuvent être répartis entre actifs et inactifs, et la liste se recherche par nom. L'historique des séances et les tests administrés sont listés dans le même déroulé ; l'historique peut être parcouru par recherche et lu intégralement, sans interruption, en mode lecture. Les paiements de séance en retard apparaissent sur la fiche sous forme de solde impayé. Lors du passage à PsyAgenda, la liste des clients peut être importée en une fois à l'aide d'un modèle Excel ; il est aussi possible, en les ajoutant un par un, de les choisir dans les contacts du téléphone. La fiche client peut être exportée au format Word ou PDF.

Chaque zone peut être affichée en mode lecture plein écran. Les images liées à la séance peuvent être jointes à l'enregistrement, ou photographiées directement avec l'appareil photo. La photo d'une note manuscrite peut être convertie en texte numérique, avec l'appui facultatif de l'intelligence artificielle et selon le style d'écriture choisi. À partir des notes de séance, une analyse par l'IA peut être obtenue et une suggestion demandée pour la séance suivante. Si l'application se ferme de façon inattendue, la note restée inachevée est récupérée.

Le test de Rorschach peut être administré sur dix planches, chaque réponse étant enregistrée séparément. Dans les tests projectifs de dessin (Dessin du bonhomme, Maison-Arbre-Personne, Dessin de la famille en action, Test de l'arbre, Dessin d'un animal, Dessin de l'école), la photo du dessin peut être jointe à l'enregistrement. Chaque test administré prend sa place dans l'historique du client, par ordre chronologique. Le thérapeute peut rédiger sa propre évaluation pour chaque test et obtenir en outre une évaluation par l'IA ; il peut, s'il le souhaite, produire un rapport unique mêlant son propre point de vue aux observations de l'IA. Un test terminé peut être exporté au format Word ou PDF.

Les séances sont listées avec les honoraires bruts, le taux et le montant de la remise ainsi que les honoraires nets ; les montants en attente, en retard et non encore échus s'affichent séparément. Les dépenses sont enregistrées par catégorie ; des catégories prêtes à l'emploi existent, comme le loyer, les factures (électricité, eau, internet) ou la supervision, et de nouvelles peuvent être ajoutées. Les enregistrements se filtrent par client, catégorie, date et encaissement ; les filtres fréquemment utilisés peuvent être enregistrés. La section d'analyse présente le revenu total, les dépenses et le bénéfice net, ainsi que des graphiques sur douze mois des revenus et dépenses et du nombre de séances ; la liste complète ou filtrée peut être exportée au format Excel.

Ce fichier permet de transporter les données hors ligne vers un nouvel appareil ; quelle que soit la plateforme sur laquelle elle a été créée, une sauvegarde peut être restaurée dans l'application PsyAgenda téléchargée depuis une autre plateforme. Comme le mot de passe n'est détenu que par l'utilisateur, son oubli rend le contenu de cette sauvegarde inaccessible. Les fiches clients, l'historique des séances, les rapports de tests et les relevés financiers peuvent par ailleurs être exportés au format Word, PDF ou Excel ; lors de l'exportation, le fichier peut, au choix, être protégé par un mot de passe.

Une fois activées, la photo de notes manuscrites peut être convertie en texte numérique ; des observations peuvent être obtenues à partir des notes de séance, des réponses au Rorschach ou des tests de dessin, une suggestion peut être demandée pour la séance suivante et un texte rédigé peut être amélioré. Pour chaque évaluation, le modèle utilisé, la méthode d'analyse et le niveau de détail (résumé, moyen, détaillé) sont choisis par l'utilisateur. Comme l'opération se déroule directement entre l'appareil de l'utilisateur et Google, le développeur n'en voit aucune étape. Les requêtes ne transmettent que l'âge et le genre du client ainsi que le contenu concerné ; le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail ne sont transmis en aucun cas. L'IA ne pose pas de diagnostic ; l'évaluation finale et la responsabilité appartiennent toujours au thérapeute.