PsyAgenda

FAQ

Les questions les plus fréquentes sur PsyAgenda et leurs réponses.

Général

Qu'est-ce que PsyAgenda, et qui peut l'utiliser ?

PsyAgenda est une application d'agenda et de tenue de dossiers conçue pour les professionnels de la santé mentale qui reçoivent des clients en entretien individuel : gestion des rendez-vous et du calendrier, fiches clients, notes de séance, tests psychologiques (Rorschach, tests projectifs de dessin et tests saisis manuellement), rapports de tests, suivi des revenus et dépenses et outils d'évaluation assistés par l'IA sont réunis dans une seule application. Elle convient aux psychologues, psychiatres, conseillers psychologiques, psychothérapeutes et conseillers familiaux. L'application est conçue pour qu'un seul professionnel gère sa propre pratique ; il n'y a ni partage en équipe ou au sein d'un cabinet, ni gestion de droits multi-utilisateurs. Les clients n'utilisent pas l'application ; tous les enregistrements sont conservés uniquement sur votre appareil et, si vous le souhaitez, synchronisés de façon chiffrée uniquement entre vos propres appareils via votre propre compte Google Drive.

Puis-je l'utiliser sans connexion Internet ?

Oui. Les rendez-vous, les fiches clients, les notes de séance, les tests et les enregistrements budgétaires fonctionnent sans connexion Internet ; les données sont conservées localement sur l'appareil. Une connexion Internet est nécessaire pour : la synchronisation Google Drive, l'association d'un compte Google, les analyses par l'IA, l'achat et la restauration d'abonnements, et la transmission des messages aux clients par WhatsApp ou e-mail. Les messages ne sont pas envoyés par l'application elle-même ; le texte est transmis à l'application WhatsApp, SMS ou e-mail de l'appareil, où l'envoi est finalisé.

Sur quelles plateformes l'application fonctionne-t-elle ?

PsyAgenda fonctionne sur Android, iOS (iPhone, iPad), macOS et Windows (ordinateur). Les fonctions de rendez-vous, de clients, de tests, de rapports et de synchronisation sont communes à toutes les plateformes. Les rappels de séance et les alarmes n'existent que dans les versions Android et iOS ; dans les versions macOS et Windows, ces sections des paramètres ne sont pas affichées. Certaines fonctionnalités propres à la plateforme, comme l'appareil photo, le verrouillage biométrique et les options d'achat en boutique, peuvent aussi différer.

Données, sécurité et confidentialité

Où mes données sont-elles conservées ?

Toutes vos données sont conservées uniquement en local sur votre appareil (téléphone, tablette ou ordinateur). Si la synchronisation est activée, les données sont envoyées chiffrées vers votre compte Google Drive. En dehors de cela, les données ne quittent votre appareil que par des actions que vous déclenchez vous-même : lorsque vous utilisez les fonctions d'IA, la note de séance, les données de test ou l'image de dessin concernées sont envoyées à l'API Google Gemini ; dans À propos > Assistance/Commentaires, uniquement lorsque vous utilisez l'option "J'ai un problème", un bloc d'informations techniques est ajouté sous votre message : version de l'application, plateforme, identifiant d'installation et journal des dernières actions (quel écran a été ouvert, quelle opération a été exécutée, etc.) ainsi que les éventuels messages d'erreur. Ce bloc ne contient aucun contenu de client/séance, et vous pouvez le voir et le modifier intégralement dans l'écran de l'e-mail avant l'envoi. Pour les deux autres options (poser une question, envoyer un commentaire), aucune information technique n'est ajoutée ; lorsque vous envoyez un message à un client, le texte prévisualisé à l'écran est transmis à l'application WhatsApp, SMS ou e-mail que vous avez choisie. Par ailleurs, pour vérifier le statut de l'abonnement, un identifiant d'installation généré aléatoirement et le reçu d'achat sont transmis à l'infrastructure d'abonnement (RevenueCat) ; aucune donnée de client ne figure dans ces requêtes.

Mes données sont-elles en sécurité ?

Oui. Les données sont conservées localement sur votre appareil et la base de données locale est chiffrée avec SQLCipher/AES-256. Le mot de passe de verrouillage que vous définissez lors de l'installation protège cette clé de chiffrement ; vous pouvez changer le mot de passe ultérieurement dans les Paramètres et, si votre appareil le permet, activer en plus la connexion biométrique. Si vous utilisez la synchronisation, les données sont chiffrées en AES-256 et envoyées uniquement vers l'espace privé de l'application, dans votre propre compte Google Drive ; les fichiers de sauvegarde sont chiffrés selon le même standard. Si vous envoyez un signalement de problème, l'e-mail contient le texte de l'erreur, les étapes des actions, la plateforme, la version de l'application, les informations sur l'appareil et l'identifiant d'installation aléatoire utilisé pour l'assistance ; ces enregistrements sont conçus pour ne contenir ni nom de client, ni note de séance, ni information financière, et vous pouvez en voir et modifier le contenu avant l'envoi.

J'ai oublié le mot de passe de l'application, que faire ?

Sur l'écran de verrouillage, touchez "Mot de passe oublié ?". Lorsque vous saisissez correctement la réponse à la question de sécurité définie lors de l'installation, la récupération est terminée et l'écran de configuration s'ouvre aussitôt : vous définissez un nouveau mot de passe, puis une nouvelle question de sécurité avec sa réponse. Si vous ne vous souvenez pas non plus de la réponse à la question de sécurité, il reste, en dernier recours, l'option de supprimer toutes les données ; elle vous demande de saisir "SUPPRIMER TOUTES LES DONNÉES" dans le champ de confirmation et supprime définitivement tous les enregistrements de l'appareil. Cette action est irréversible. Sans sauvegarde ni synchronisation, les données ne peuvent pas être récupérées.

Qu'advient-il de mes données si je supprime l'application ou si je change de téléphone ?

Les données sont conservées dans une base de données chiffrée, dans l'espace réservé à l'application sur l'appareil ; sur iOS et Android, la désinstallation de l'application emporte aussi cet espace. Sur macOS et Windows, la désinstallation supprime les fichiers du programme, mais la base de données peut rester dans le répertoire de données d'application du dossier utilisateur. Les fichiers restants ne sont pas lisibles : la base de données n'est jamais stockée en clair sur le disque, tout le contenu est chiffré à l'écriture et déchiffré à la lecture (SQLCipher / AES-256). Les images de séance et de test restent sous forme de fichiers distincts dans le même espace et sont elles aussi chiffrées en AES-256. La clé de déchiffrement est conservée dans le trousseau sécurisé de l'appareil et enveloppée par votre mot de passe de verrouillage ; quelqu'un qui copierait le fichier sur un autre ordinateur ne pourrait pas en ouvrir le contenu. Si vous ne voulez laisser aucun fichier sur l'appareil, vous pouvez supprimer complètement la base de données avant la désinstallation via Paramètres > Stockage > "Supprimer toutes les données locales". Si la synchronisation est activée, la copie chiffrée sur Google Drive n'est pas affectée par la désinstallation ; lorsque vous vous connectez sur le nouvel appareil avec le même compte Google et le même mot de passe de synchronisation, la première synchronisation télécharge ce contenu sur l'appareil. Si la synchronisation est désactivée, la récupération n'est possible qu'à partir d'un fichier de sauvegarde créé au préalable.

Puis-je récupérer un client ou un rendez-vous supprimé par erreur ?

L'application n'a ni corbeille ni fonction d'annulation ; la fenêtre de confirmation de suppression indique que l'action est irréversible. Lorsqu'un client est supprimé, tous les rendez-vous et tests qui lui sont liés sont supprimés avec lui. Comme les revenus ne sont pas conservés sous forme d'enregistrement distinct, les honoraires de séance déjà encaissés sont également supprimés avec ces rendez-vous ; votre historique budgétaire et vos rapports de revenus changent. Les dépenses du cabinet, non liées à un client, ne sont pas affectées. La récupération n'est possible qu'en restaurant un fichier de sauvegarde créé avant la suppression, et la restauration remplace l'intégralité des données présentes sur l'appareil ; aucune récupération sélective n'est possible. Si vous souhaitez masquer une fiche de vos listes plutôt que de la supprimer entièrement, le client peut être rendu inactif avec l'option "Désactiver".

Le nom de mon client est-il visible dans les notifications sur l'écran de verrouillage ?

Par défaut, non ; les titres des notifications et des alarmes sont envoyés avec un texte générique sans nom de client, et le nom n'apparaît qu'à l'ouverture de l'application. Si la préférence "Masquer le nom du client dans les notifications" est désactivée dans Paramètres > Notifications, le nom du client peut être affiché dans le titre. Cette préférence n'est pas synchronisée ; elle se règle séparément sur chaque appareil.

Licence et abonnement

Mes enregistrements sont-ils supprimés à la fin de la période d'essai ?

Les enregistrements ne sont pas supprimés et l'application continue de s'ouvrir. À la fin de la période d'essai, l'application passe en mode lecture seule : les clients, rendez-vous, tests et données budgétaires restent consultables ; il n'est plus possible de créer de nouveaux enregistrements ni d'enregistrer les modifications apportées à ceux qui existent déjà. La sauvegarde et l'exportation restent disponibles en mode lecture seule. Lorsqu'un abonnement démarre, l'écriture est réactivée.

Mon abonnement est-il transféré automatiquement sur un nouvel appareil ?

Pas automatiquement. Les informations de licence sont conservées localement sur l'appareil et ne sont pas transférées par la synchronisation ; même si les données sont synchronisées, le statut de l'abonnement ne l'est pas. L'option "Restaurer les achats" de l'écran Paramètres > Licence permet d'activer sur le nouvel appareil l'abonnement associé au même compte de boutique. Les boutiques sont indépendantes les unes des autres ; un abonnement acheté dans une boutique n'est pas transféré vers un appareil d'une autre boutique.

Si je résilie mon abonnement, l'application cesse-t-elle immédiatement de fonctionner ?

Non. La résiliation s'effectue dans les paramètres d'abonnement de la boutique ; l'application continue de fonctionner en version complète jusqu'à la date de fin enregistrée. Après la fin de la période, le statut de la boutique est synchronisé au lancement ; s'il n'y a pas d'abonnement actif et que la période d'essai est également écoulée, l'application passe en mode lecture seule, les enregistrements restent consultables. Lorsqu'il reste 7 jours ou moins avant la fin, une information est affichée une fois au lancement.

Intelligence artificielle

Quelles données sont partagées pour les fonctions d'IA ?

Lorsque les fonctions d'IA sont utilisées, seule l'entrée de l'analyse concernée est envoyée à l'API Google Gemini : notes de séance, réponses et rapports de tests, images de dessins, photo de notes utilisée pour la reconnaissance de l'écriture manuscrite, champ des notes privées du client et (s'ils sont renseignés) l'âge et le genre du client. Le nom du client, ses coordonnées et les enregistrements financiers ne sont pas transmis à partir des champs de l'application. Toutefois, comme les notes de séance et les notes privées sont envoyées telles que vous les avez rédigées, il est recommandé de ne pas y inscrire d'informations permettant d'identifier le client. Vous trouverez la liste détaillée dans le Guide de l'API, sous Paramètres > Gestion de l'API.

Dois-je saisir ma propre clé API pour les fonctions d'IA ? L'application fonctionne-t-elle sans clé ?

Les fonctions d'IA reposent sur votre propre clé API Google Gemini ; l'application n'inclut aucune clé préinstallée. La clé s'obtient via Google AI Studio et l'utilisation est imputée au quota de votre propre compte Google, indépendamment de la licence de l'application. Sans clé, seule l'opération d'IA concernée ne démarre pas et un avertissement s'affiche ; les rendez-vous, les fiches clients, la saisie manuelle des tests, le budget, la sauvegarde et la synchronisation fonctionnent aussi sans clé.

Où ma clé API est-elle conservée ? Dois-je la saisir sur chaque appareil ?

La clé est écrite dans la base de données de l'appareil, chiffrée en AES-256-GCM ; la clé principale utilisée pour ce chiffrement est conservée dans le trousseau du système d'exploitation. Les requêtes d'IA vont directement de l'appareil à Google ; le développeur ne dispose d'aucun serveur et la clé ne lui parvient jamais. Si vous utilisez la synchronisation, la clé est transférée vers vos autres appareils avec le paquet de paramètres chiffré par votre mot de passe de synchronisation ; sinon, elle doit être saisie sur chaque appareil. La clé s'affiche masquée dans l'écran des paramètres et peut être supprimée à tout moment.

J'ai déjà connecté mon compte Google pour la synchronisation ; l'IA ne peut-elle pas l'utiliser ?

Ce sont deux connexions distinctes. La synchronisation se connecte à votre compte Google uniquement avec l'autorisation d'accès au dossier Drive propre à l'application ; l'IA, elle, fonctionne avec une clé API Gemini distincte. Avoir connecté votre compte Google pour la synchronisation n'active pas les fonctions d'IA ; saisir une clé API ne donne pas non plus accès à vos données Drive.

Quel modèle d'IA est utilisé ? Puis-je le choisir ?

Un modèle Gemini adapté est déjà attribué à chaque opération d'IA ; vous n'avez pas besoin de choisir un modèle par défaut. Lorsque vous lancez l'opération, la fenêtre qui s'ouvre indique le modèle qui sera utilisé et vous pouvez, si vous le souhaitez, en choisir un autre dans la liste pour cette opération. Par exemple, pour des tâches légères comme la correction de texte, un modèle plus rapide et plus économique est recommandé ; pour des tâches lourdes comme l'analyse de tests et les rapports, un modèle plus puissant. Les modèles Pro signalés "API payante" dans la liste peuvent ne pas fonctionner avec le quota gratuit. Lorsque le quota est épuisé ou que le modèle choisi n'est pas disponible dans l'offre gratuite, l'application affiche un message d'erreur proposant de passer au modèle Flash.

Tests et rapports

L'application cote-t-elle automatiquement le Rorschach ?

Non. L'application ne comporte ni calcul de scores, ni tableaux de ratios/normes, ni codage automatique du protocole ; les enregistrements contiennent les textes des réponses que vous saisissez, les brouillons de l'IA obtenus sur demande et vos propres notes d'évaluation. Lorsqu'une évaluation par l'IA est demandée, le nom de la planche, l'âge et le genre du client s'ils sont renseignés, et le texte de la réponse que vous avez saisi sont envoyés ; en retour, un brouillon en texte libre est reçu. Le choix de la méthode d'évaluation détermine uniquement le cadre dans lequel ce texte est rédigé. Valider, corriger et utiliser le texte revient au thérapeute.

J'ai téléchargé un rapport mais je ne trouve pas le fichier ; où est-il enregistré ?

Sur Android, le fichier est écrit directement dans le dossier Téléchargements. Sur macOS et Windows, une fenêtre d'enregistrement s'ouvre et vous choisissez l'emplacement. Sur iOS, comme il n'existe pas de dossier Téléchargements à l'échelle du système, le fichier est d'abord écrit dans le dossier Downloads propre à l'application, puis la feuille de partage s'ouvre ; de là, il peut être enregistré à l'emplacement de votre choix avec "Enregistrer dans Fichiers" ou envoyé directement. Même si la feuille de partage est fermée, le fichier n'est pas perdu : il est accessible via Fichiers > Sur mon iPhone (Sur mon iPad sur iPad) > PsyAgenda > Downloads.

Après avoir choisi "Terminer le test", je ne peux plus rien y ajouter ; est-ce réversible ?

Lorsqu'un test passe à l'état "Terminé", ses champs de texte, le chargement d'images et les boutons d'enregistrement sont désactivés ; l'enregistrement passe en lecture seule. L'application ne propose pas d'option pour annuler cet état. Sur un test terminé, le rapport peut être téléchargé et l'enregistrement supprimé, mais le contenu ne peut pas être modifié. Si vous pensez y revenir plus tard, enregistrez la progression avec "Enregistrer le test" plutôt que "Terminer le test".

Les planches de Rorschach sont-elles incluses dans l'application ?

Le jeu de 10 planches est livré avec l'application et installé dans la base de données de l'appareil au premier lancement.

Dans quel format puis-je obtenir le rapport de test, et que contient-il ?

Le rapport peut être créé au format Word (.docx) ou PDF. Pour le Rorschach et le test de dessin, la fenêtre de téléchargement permet de sélectionner séparément l'évaluation de l'IA, le rapport du thérapeute, le rapport hybride et la section des annexes ; pour le test manuel, le rapport contient le texte que vous avez rédigé. Dans les annexes du rapport de Rorschach figurent, planche par planche, les réponses du client et les textes d'évaluation ; les images des planches ne sont pas insérées dans le rapport ; pour le test de dessin, l'image du dessin, et pour le test manuel, les images que vous avez choisies sont ajoutées en annexe.

Un mot de passe est demandé au téléchargement d'un rapport ; est-ce obligatoire ? Que se passe-t-il si je l'oublie ?

Ce n'est pas obligatoire. À chaque exportation de document (rapport de test, fiche client, Excel), le chiffrement est proposé ; si vous acceptez, le fichier est placé dans un ZIP protégé par le mot de passe saisi. Si vous ne souhaitez pas de chiffrement, il vous est demandé de confirmer un avertissement et le fichier est enregistré sans protection ; si vous fermez la fenêtre du mot de passe, l'exportation est annulée et aucun fichier n'est créé. Le mot de passe n'est conservé nulle part ; en cas d'oubli, ce fichier ne peut pas être ouvert, mais vous pouvez recréer le rapport depuis l'application.

Synchronisation et appareils

Puis-je l'utiliser sur plusieurs appareils ?

Oui. En activant la synchronisation Google Drive, vous pouvez synchroniser vos données entre vos appareils. Pour cela, vous devez vous connecter avec le même compte Google sur chaque appareil et saisir le même mot de passe de synchronisation. Les données sont chiffrées sur votre appareil et envoyées vers l'espace privé de l'application sur Google Drive ; si le mot de passe ne correspond pas, les données ne peuvent pas être déchiffrées sur l'autre appareil. Votre abonnement, lui, est lié au compte de la boutique avec lequel vous avez acheté et n'est pas transféré par la synchronisation ; sur les appareils connectés avec le même compte de boutique, vous pouvez utiliser l'option "Restaurer les achats".

J'ai oublié mon mot de passe de synchronisation, que faire ?

Lors de la configuration de la synchronisation, il vous est demandé de définir une question de sécurité et sa réponse. Si vous oubliez votre mot de passe, vous pouvez le récupérer via le lien "Mot de passe oublié" dans Paramètres > Synchronisation, en saisissant la réponse à cette question, puis définir un nouveau mot de passe. Se déconnecter puis se reconnecter ne réinitialise pas le mot de passe ; lorsque l'application trouve des données sur Google Drive, elle demande le mot de passe existant. Le mot de passe est conservé chiffré sur votre appareil ; pour la récupération, une copie chiffrée avec la réponse à votre question de sécurité est également conservée dans le dossier de l'application de votre propre compte Google Drive, et n'est partagée ni avec le développeur ni avec des tiers. En cas d'oubli du mot de passe, seule la copie chiffrée sur Drive est inaccessible ; les données locales de vos appareils ne sont pas affectées.

Un enregistrement supprimé sur un de mes appareils est-il aussi supprimé sur les autres ?

Oui. La suppression est conservée sur l'enregistrement avec un marqueur "supprimé" et un horodatage, puis transmise aux autres appareils par la synchronisation ; l'appareil concerné retire l'enregistrement de ses listes lors de sa prochaine synchronisation. Cela n'a lieu que lorsque l'appareil se synchronise — sur un appareil resté longtemps hors ligne, l'enregistrement reste visible.

Si je modifie le même enregistrement sur deux appareils, lequel est conservé ?

La fusion s'effectue au niveau de l'enregistrement (ligne) : les modifications apportées à des enregistrements différents sont conservées, quel que soit l'appareil sur lequel elles ont été faites. Si le même enregistrement a été modifié sur les deux appareils, la modification la plus récente l'emporte ; il n'y a pas de fusion champ par champ. La suppression est elle aussi traitée comme une modification — si un enregistrement supprimé sur un appareil a été modifié plus tard sur l'autre, la modification l'emporte. Les enregistrements qui n'ont pas encore été envoyés vers le cloud et n'existent que sur un seul appareil ne sont pas supprimés lors de la fusion.

Si la connexion Internet est coupée, les enregistrements que je saisis à ce moment-là sont-ils perdus ?

Les enregistrements sont toujours écrits d'abord dans la base de données de l'appareil ; vous pouvez donc continuer à travailler sans connexion. Sans connexion, aucune synchronisation n'est tentée ; les modifications sont marquées comme en attente et sont envoyées vers le cloud lors de la première synchronisation après le retour de la connexion. Pendant ce temps, l'icône de synchronisation apparaît en rouge et signale que la synchronisation est en pause.

Si je déconnecte la synchronisation d'un appareil, mes données sont-elles supprimées ?

Lors de la déconnexion, cet appareil est retiré de la liste des appareils dans le cloud et les paramètres de synchronisation de l'appareil (session Google, mot de passe de synchronisation, informations d'état) sont supprimés. Vos fiches clients, rendez-vous et enregistrements budgétaires restent tels quels sur l'appareil ; les données sur Google Drive ne sont pas supprimées non plus. Il n'est pas possible de retirer un autre appareil de la liste à distance ; l'opération doit être effectuée depuis l'appareil concerné. La suppression de toutes les données du cloud est une opération distincte qui exige la saisie d'un texte de confirmation.

Les paramètres que je définis sur un appareil sont-ils transférés sur mes autres appareils ?

Certains le sont, d'autres restent propres à chaque appareil. Les heures de travail, les jours de congé, les heures de pause, la durée de séance par défaut, le tarif standard, le nom du cabinet, la devise, l'approche d'analyse par défaut et les modèles de messages sont transférés entre les appareils par la synchronisation. En revanche, le mot de passe de verrouillage et la question de sécurité, la durée du verrouillage automatique, la langue de l'application, les préférences de notifications et d'alarmes, les préférences d'affichage du calendrier et le statut de la licence ne sont pas synchronisés ; ils se règlent séparément sur chaque appareil.

La synchronisation se fait-elle toute seule, et à quelle fréquence ?

La synchronisation s'exécute discrètement en arrière-plan lorsque l'application est ouverte : environ 10 secondes après une modification, lorsque l'application revient au premier plan après être passée en arrière-plan, et lors d'une vérification légère et régulière du cloud. Si cette vérification ne détecte aucune modification côté cloud, aucun transfert de données n'a lieu. Pour la synchronisation déclenchée par le retour au premier plan, un certain délai doit s'être écoulé depuis la dernière synchronisation ; les déclenchements successifs sont ainsi limités. Vous pouvez aussi la lancer manuellement à tout moment en touchant l'icône de synchronisation.

Sauvegarde et transfert de données

Comment fonctionnent la sauvegarde et la restauration ?

Dans Paramètres > Sauvegarde, vous pouvez exporter vos données sous forme de fichier .thnbak chiffré. Sur Android, le fichier est enregistré dans le dossier Téléchargements ; sur macOS et Windows, à l'emplacement que vous choisissez ; sur iOS, il est d'abord écrit dans l'espace de l'application et la feuille de partage s'ouvre — si vous ne vous l'envoyez pas depuis là pour le conserver hors de l'appareil, la sauvegarde est supprimée avec l'application. Pour restaurer, vous choisissez le fichier dans la même section et saisissez son mot de passe ; la restauration supprime définitivement toutes les données présentes sur l'appareil et les remplace par celles de la sauvegarde. Cette action est irréversible. Si vous oubliez le mot de passe de sauvegarde, vous ne pourrez pas accéder à cette sauvegarde.

Puis-je importer dans PsyAgenda ma liste de clients provenant d'une autre application ou d'Excel ?

Vous pouvez importer votre liste de clients. Le bouton Importer de l'écran Clients télécharge d'abord un modèle Excel vierge ; le modèle contient les colonnes Prénom, Nom, Téléphone, E-mail et Honoraires de séance, et seul le prénom est obligatoire. Vous remplissez votre liste dans cette structure et chargez le fichier. Avant la création des fiches, un aperçu s'affiche : vous voyez combien de clients seront ajoutés, quelles lignes seront ignorées parce qu'elles figurent déjà dans votre liste et quelles lignes n'ont pas pu être importées, avec leur numéro de ligne. Les fiches existantes ne sont pas écrasées ; les lignes dont le prénom et le nom correspondent à une fiche existante sont ignorées. Même après confirmation, vous pouvez annuler l'opération d'un seul geste tant que la fenêtre reste ouverte. Jusqu'à 500 lignes sont importées à la fois. Il n'existe pas d'import pour les données de rendez-vous et de budget ; les formats vCard, calendrier ou autres formats d'agenda ne sont pas pris en charge non plus. En dehors de cela, le seul fichier que l'application accepte comme données est une sauvegarde chiffrée également créée avec PsyAgenda (.thnbak). Lors de l'ajout individuel de clients, vous pouvez, sur iOS et Android, choisir un contact dans le carnet d'adresses du téléphone.

Puis-je exporter mes données hors de l'application dans un format lisible ?

Oui. La fiche client, avec le contenu des séances et des tests, peut être exportée au format Word (.docx) ou PDF ; les enregistrements budgétaires, avec les feuilles Revenus, Dépenses et Analyse, au format Excel (.xlsx) ; les rapports de tests, également en Word ou PDF. À chaque exportation de document, il est proposé d'enregistrer le fichier sous forme d'archive compressée (.zip) protégée par mot de passe. En dehors de cela, une sauvegarde chiffrée de toute la base de données (.thnbak) peut être créée ; ce fichier ne peut être restauré qu'avec PsyAgenda.

Rendez-vous et notifications

Comment envoyer des messages à mes clients ?

Les messages aux clients sont désactivés par défaut. Lorsque vous activez l'option "Messages aux clients" dans Paramètres > Notifications, un écran d'aperçu du message s'ouvre à la création d'un rendez-vous, à la modification de sa date ou de son heure, ou à sa suppression. Même lorsque l'option est désactivée, vous pouvez ouvrir le même écran en cochant la case "Informer le client" dans la fenêtre du rendez-vous. Pour les rendez-vous d'aujourd'hui ou à venir pour lesquels un message a déjà été envoyé, un bouton "Envoyer un rappel" s'affiche également. Le message peut être transmis par WhatsApp, SMS ou e-mail ; le canal choisi s'ouvre dans l'application correspondante de votre appareil et c'est vous qui l'envoyez. Dans les versions macOS et Windows, le lien SMS est confié au système d'exploitation ; si aucune application capable d'envoyer des SMS n'est configurée sur l'ordinateur, ce canal ne fonctionne pas. Vous pouvez personnaliser les modèles de messages dans Paramètres > Notifications.

Les rappels de séance et les alarmes fonctionnent-ils aussi sur mon ordinateur ?

Non. La planification des notifications et des alarmes ne fonctionne que sur iOS et Android ; dans les versions macOS et Windows, les sections de rappel et d'alarme dans Paramètres > Notifications ne sont pas affichées, tandis que les modèles de messages aux clients restent visibles. L'option permettant de définir une alarme spécifique pour une séance n'apparaît, elle aussi, que sur téléphone et tablette. Une alarme spécifique définie pour une séance sur votre téléphone est synchronisée comme un champ de l'enregistrement du rendez-vous et s'applique aussi sur vos autres appareils mobiles synchronisés.

Puis-je joindre un fichier PDF, Word ou audio à un rendez-vous ?

Seuls les fichiers image sont acceptés en pièce jointe d'un rendez-vous. Le sélecteur de fichiers est limité aux images et, si vous choisissez un fichier qui n'est pas une image, un avertissement indique que le fichier n'a pas pu être ajouté. Si vous souhaitez joindre un document à une séance, vous pouvez ajouter une photo ou une capture d'écran du document en tant qu'image.

J'ai choisi "Chaque mois" pour un rendez-vous récurrent, mais les dates ne tombent pas le même jour chaque mois. Pourquoi ?

L'option "Chaque mois" ne désigne pas un mois calendaire mais un intervalle de 4 semaines (28 jours) ; chaque répétition est placée 28 jours après la précédente. La séance reste donc toujours le même jour de la semaine, mais le jour du mois se décale progressivement vers le début du mois. Le même calcul est utilisé lors de la prolongation d'une série existante.

J'ai défini des jours de congé et une heure de pause ; le calendrier indique "Indisponible", mais je peux quand même placer un rendez-vous sur ce créneau. Est-ce normal ?

Oui, c'est normal. Les jours de congé et les heures de pause sont indiqués dans le calendrier par un encadré rouge "Indisponible" ; ces encadrés sont un rappel visuel : lorsque vous touchez le créneau en dessous, la fenêtre du rendez-vous s'ouvre normalement et l'enregistrement peut être effectué. La remarque dans l'écran des paramètres le précise aussi : ces paramètres ne suppriment pas les rendez-vous existants, ils créent seulement des zones "Indisponible" par défaut dans le calendrier. En revanche, les blocages créés avec "Bloquer ce créneau" et les rendez-vous de séance existants sont de véritables enregistrements : un nouveau rendez-vous chevauchant ces créneaux ne peut pas y être enregistré ni déplacé par glisser-déposer ; un avertissement de conflit s'affiche.