Generale
Che cos'è PsyAgenda e chi può usarla?
PsyAgenda è un'applicazione di agenda e gestione dei dati pensata per i professionisti della salute mentale che seguono i clienti in colloqui individuali: gestione di appuntamenti e calendario, schede dei clienti, note di seduta, test psicologici (Rorschach, test proiettivi del disegno e test inseriti manualmente), relazioni sui test, monitoraggio di entrate e spese e strumenti di valutazione assistiti dall'IA sono riuniti in un'unica applicazione. È adatta a psicologi, psichiatri, consulenti psicologici, psicoterapeuti e consulenti familiari. L'applicazione è progettata perché un solo professionista gestisca la propria attività; non prevede condivisione in team o all'interno di uno studio, né gestione di autorizzazioni multiutente. I clienti non usano l'applicazione; tutte le registrazioni restano esclusivamente sul suo dispositivo e, se lo desidera, vengono sincronizzate in forma cifrata solo tra i suoi dispositivi tramite il suo account Google Drive.
Posso usarla senza connessione a internet?
Sì. Gli appuntamenti, le schede dei clienti, le note di seduta, i test e i dati di bilancio funzionano senza connessione a internet; i dati restano in locale sul dispositivo. La connessione a internet è necessaria per queste operazioni: la sincronizzazione con Google Drive, il collegamento dell'account Google, le analisi con l'IA, l'acquisto dell'abbonamento e il ripristino degli acquisti, l'invio dei messaggi informativi ai clienti tramite WhatsApp o e-mail. I messaggi informativi non vengono inviati dall'applicazione stessa: il testo del messaggio viene trasferito all'applicazione WhatsApp, SMS o e-mail presente sul dispositivo e l'invio si completa lì.
Su quali piattaforme funziona l'applicazione?
PsyAgenda funziona su Android, iOS (iPhone, iPad), macOS e Windows (computer). Le funzioni di appuntamenti, clienti, test, relazioni e sincronizzazione sono comuni a tutte le piattaforme. I promemoria delle sedute e le sveglie sono disponibili solo nelle versioni Android e iOS; nelle versioni macOS e Windows queste sezioni delle impostazioni non vengono mostrate. Anche alcune funzionalità specifiche della piattaforma, come la fotocamera, il blocco biometrico e le opzioni di acquisto nello store, possono variare.
Dati, sicurezza e privacy
Dove sono conservati i miei dati?
Tutti i suoi dati sono conservati in locale e solo sul suo dispositivo (telefono, tablet o computer). Se attiva la sincronizzazione, i dati vengono caricati cifrati sul suo account Google Drive. A parte questo, i dati escono dal dispositivo solo con operazioni che avvia Lei: quando usa le funzioni di IA, la nota di seduta, i dati del test o l'immagine del disegno interessati vengono inviati all'API Google Gemini; in Informazioni > Assistenza/Feedback, solo quando usa l'opzione "Ho un problema", sotto al messaggio che scrive viene aggiunto un blocco di informazioni tecniche: versione dell'applicazione, piattaforma, ID di installazione e il registro degli ultimi passaggi eseguiti (quale schermata è stata aperta, quale operazione è stata eseguita) insieme agli eventuali messaggi di errore. Questo blocco non contiene contenuti di clienti o di sedute e, prima dell'invio, può vederlo e modificarlo per intero nella schermata dell'e-mail. Con le altre due opzioni (fare una domanda e inviare un commento) non viene aggiunta alcuna informazione tecnica; quando invia un messaggio informativo a un cliente, il testo che vede in anteprima sullo schermo viene trasferito all'applicazione WhatsApp, SMS o e-mail che sceglie. Inoltre, per verificare lo stato dell'abbonamento, vengono inviati all'infrastruttura degli abbonamenti (RevenueCat) un ID di installazione generato in modo casuale e la ricevuta d'acquisto; i dati dei clienti non sono presenti in queste richieste.
I miei dati sono al sicuro?
Sì. I dati sono conservati in locale sul suo dispositivo e il database locale è cifrato con SQLCipher/AES-256. La password di blocco dell'applicazione che imposta alla prima installazione protegge questa chiave di cifratura; può cambiare la password in un secondo momento da Impostazioni e, se il dispositivo lo supporta, attivare anche l'accesso biometrico. Se usa la sincronizzazione, i dati vengono cifrati con AES-256 e caricati solo nell'area riservata all'applicazione all'interno del suo account Google Drive; anche i file di copia di sicurezza sono cifrati con lo stesso standard. Se invia una segnalazione di problema, l'e-mail contiene il testo dell'errore, i passaggi eseguiti, la piattaforma, la versione dell'applicazione, le informazioni sul dispositivo e l'ID di installazione casuale usato per l'assistenza; questi registri sono progettati per non contenere nomi di clienti, note di seduta o informazioni finanziarie e, prima dell'invio, può vederne e modificarne il contenuto.
Ho dimenticato la password dell'applicazione, cosa posso fare?
Nella schermata di blocco tocchi l'opzione "Password dimenticata?". Quando inserisce correttamente la risposta alla domanda di sicurezza definita durante la configurazione iniziale, il recupero si completa e subito dopo si apre la schermata di configurazione: imposta una nuova password e poi una nuova domanda di sicurezza con la relativa risposta. Se non ricorda nemmeno la risposta alla domanda di sicurezza, come ultima possibilità esiste l'opzione di eliminare tutti i dati; questa opzione Le chiede di scrivere "ELIMINA TUTTI I DATI" nella casella di conferma, elimina in modo definitivo tutti i dati presenti sul dispositivo e non può essere annullata. Senza una copia di sicurezza o la sincronizzazione, i dati non possono essere recuperati.
Se disinstallo l'applicazione dal dispositivo o cambio telefono, che cosa succede ai miei dati?
I dati sono conservati nel database cifrato che si trova nell'area riservata all'applicazione sul dispositivo; su iOS e Android la disinstallazione dell'applicazione rimuove anche quest'area. Su macOS e Windows la disinstallazione elimina i file del programma, ma il database può restare nella cartella dei dati delle applicazioni all'interno della cartella utente. I file che rimangono non sono leggibili: il database non è mai presente sul disco in chiaro, tutto il contenuto viene cifrato quando viene scritto e decifrato quando viene letto (SQLCipher / AES-256). Anche le immagini delle sedute e dei test restano nella stessa area come file separati e sono anch'esse cifrate con AES-256. La chiave di decifratura è custodita nell'archivio chiavi sicuro del dispositivo ed è protetta dalla sua password di blocco dell'app: chi copiasse il file su un altro computer non potrebbe aprirne il contenuto. Se preferisce non lasciare alcun file sul dispositivo, prima di disinstallare l'applicazione può eliminare completamente il database da Impostazioni > Archiviazione > "Elimina tutti i dati locali". Se la sincronizzazione è attiva, la copia cifrata su Google Drive non viene toccata dalla disinstallazione: quando sul nuovo dispositivo si collega con lo stesso account Google e la stessa password di sincronizzazione, la prima sincronizzazione scarica questo contenuto sul dispositivo. Se la sincronizzazione è disattivata, il recupero è possibile soltanto tramite un file di copia di sicurezza creato in precedenza.
Posso recuperare un cliente o un appuntamento eliminato per errore?
L'applicazione non ha un cestino né una funzione di annullamento: la finestra di conferma dell'eliminazione indica che l'operazione non può essere annullata. Quando un cliente viene eliminato, vengono eliminati anche tutti gli appuntamenti e i record dei test collegati. Poiché le entrate non sono conservate come record separati, anche gli onorari delle sedute già incassati vengono eliminati insieme a quegli appuntamenti: lo storico del bilancio e le relazioni sulle entrate cambiano. Le spese dello studio non collegate a un cliente non vengono toccate. Il recupero è possibile soltanto ripristinando un file di copia di sicurezza creato prima dell'eliminazione, e il ripristino sostituisce tutti i dati presenti sul dispositivo: non è possibile un recupero selettivo. Se desidera nascondere una scheda dagli elenchi invece di rimuoverla del tutto, il cliente può essere disattivato con l'opzione "Disattiva".
Nelle notifiche il nome del mio cliente è visibile sulla schermata di blocco?
Per impostazione predefinita non è visibile: i titoli delle notifiche e delle sveglie vengono inviati con un testo generico che non contiene il nome del cliente e il nome compare solo all'apertura dell'applicazione. Se l'opzione "Nascondi il nome del cliente nelle notifiche" in Impostazioni > Notifiche viene disattivata, il nome del cliente può essere mostrato nel titolo. Questa preferenza non viene sincronizzata: si imposta separatamente su ogni dispositivo.
Licenza e abbonamento
Quando termina il periodo di prova i miei dati vengono eliminati?
I dati non vengono eliminati e l'applicazione continua ad aprirsi. Al termine del periodo di prova l'applicazione passa alla modalità di sola lettura: i dati di clienti, appuntamenti, test e bilancio restano consultabili; non è più possibile creare nuove voci né salvare le modifiche a quelle esistenti. La copia di sicurezza e l'esportazione restano disponibili anche in modalità di sola lettura. Quando attiva un abbonamento, la scrittura viene riabilitata.
Quando passo a un nuovo dispositivo il mio abbonamento viene trasferito automaticamente?
Non viene trasferito automaticamente. Le informazioni sulla licenza sono conservate in locale sul dispositivo e non vengono trasferite dalla sincronizzazione: anche se i dati si sincronizzano, lo stato dell'abbonamento no. Con l'opzione "Ripristina acquisti" nella schermata Impostazioni > Licenza può attivare sul nuovo dispositivo l'abbonamento presente sullo stesso account dello store. Gli store sono indipendenti tra loro: un abbonamento acquistato in uno store non viene trasferito a un dispositivo di un altro store.
Se annullo l'abbonamento, l'applicazione smette subito di funzionare?
No. L'annullamento si effettua dalle impostazioni degli abbonamenti dello store; l'applicazione continua a funzionare come versione completa fino al superamento della data di scadenza registrata. Terminato il periodo, all'avvio lo stato viene sincronizzato con lo store; se non risulta un abbonamento attivo e anche il periodo di prova è scaduto, l'applicazione passa alla modalità di sola lettura e i dati restano comunque consultabili. Quando mancano 7 giorni o meno alla scadenza, all'avvio viene mostrato un avviso una sola volta.
Intelligenza artificiale
Quali dei miei dati vengono condivisi per le funzioni di IA?
Quando si usano le funzioni di IA, all'API Google Gemini viene inviato solo il materiale necessario all'analisi: le note di seduta, le risposte e le relazioni dei test, le immagini dei disegni, la foto delle note usata per il riconoscimento della scrittura a mano, il campo delle note private del cliente e, se sono stati indicati, l'età e il genere del cliente. Il nome del cliente, i recapiti e i dati finanziari non vengono trasferiti dai campi di registrazione dell'applicazione. Tuttavia, poiché le note di seduta e le note private vengono inviate così come le scrive, si consiglia di non inserire in questi campi informazioni che possano identificare il cliente. Per l'elenco dettagliato può consultare la Guida API nella sezione Impostazioni > Gestione API.
Devo inserire la mia chiave API per le funzioni di IA? Se non la inserisco, l'applicazione funziona lo stesso?
Le funzioni di IA si basano sulla chiave API di Google Gemini dell'utente; l'applicazione non include una chiave già pronta. La chiave si ottiene tramite Google AI Studio e l'utilizzo viene conteggiato sulla quota del suo account Google, indipendentemente dalla licenza dell'applicazione. Se la chiave manca, l'unica cosa che non parte è quell'operazione di IA e viene mostrato un avviso; gli appuntamenti, le schede dei clienti, la compilazione manuale dei test, il bilancio, la copia di sicurezza e la sincronizzazione funzionano anche senza chiave.
Dove viene conservata la mia chiave API? Devo inserirla separatamente su ogni dispositivo?
La chiave viene scritta nel database del dispositivo cifrata con AES-256-GCM; la chiave principale usata per la cifratura è conservata nell'archivio chiavi del sistema operativo. Le richieste di IA vanno dal dispositivo direttamente a Google: lo sviluppatore non ha alcun server e la chiave non gli arriva. Se utilizza la sincronizzazione, la chiave viene trasferita agli altri dispositivi insieme al pacchetto di impostazioni cifrato con la sua password di sincronizzazione; se non la utilizza, deve essere inserita separatamente su ogni dispositivo. La chiave viene mostrata mascherata nella schermata delle impostazioni e può essere eliminata quando lo desidera.
Ho già collegato il mio account Google per la sincronizzazione: l'IA non può usarlo?
Sono due collegamenti distinti. La sincronizzazione si collega al suo account Google soltanto con l'autorizzazione alla cartella Drive riservata all'applicazione; l'IA, invece, funziona con una chiave API Gemini separata. Aver collegato l'account Google per la sincronizzazione non attiva le funzioni di IA e inserire una chiave API non dà accesso ai suoi dati su Drive.
Quale modello di IA viene utilizzato? Posso sceglierlo?
A ogni operazione di IA è già assegnato un modello Gemini adatto: non deve scegliere anche un modello predefinito. Quando avvia l'operazione, la finestra che si apre indica quale modello verrà usato e, se lo desidera, può sceglierne un altro dall'elenco per quell'operazione. Per esempio, per i lavori leggeri come la correzione dei testi è consigliato un modello più veloce ed economico, mentre per i lavori impegnativi come l'analisi dei test e le relazioni è consigliato un modello più potente. I modelli Pro contrassegnati nell'elenco come "API a pagamento" possono non funzionare con la quota gratuita. Quando la quota si esaurisce o il modello scelto non è disponibile nel piano gratuito, l'applicazione mostra un messaggio di errore che propone di passare al modello Flash.
Test e relazioni
L'applicazione assegna automaticamente i punteggi al Rorschach? Esegue la siglatura?
No. L'applicazione non calcola punteggi, non contiene tabelle di rapporti o norme e non esegue la siglatura automatica del protocollo; nei record sono presenti i testi delle risposte da Lei inseriti, le bozze dell'IA eventualmente richieste e le sue note di valutazione. Quando viene richiesta una valutazione dell'IA vengono inviati il nome della tavola, l'età e il genere del cliente se sono stati indicati e il testo della risposta da Lei scritto; in cambio si riceve una bozza in testo libero. La scelta del metodo di valutazione indica soltanto con quale quadro di riferimento verrà redatto questo testo. Approvare, correggere e utilizzare il testo spetta al terapeuta.
Ho scaricato una relazione ma non trovo il file: dove viene salvato?
Su Android il file viene scritto direttamente nella cartella Download. Su macOS e Windows si apre una finestra di salvataggio e la posizione la sceglie Lei. Su iOS non esiste una cartella Download di sistema, quindi il file viene scritto prima nella cartella Downloads dell'applicazione e poi si apre il pannello di condivisione; da lì può essere salvato nella posizione che preferisce con "Salva su File" oppure inviato direttamente. Anche se il pannello di condivisione viene chiuso il file non va perso: è raggiungibile dal percorso File > Su iPhone (su iPad: Su iPad) > PsyAgenda > Downloads.
Dopo aver scelto "Completa test" non riesco più ad aggiungere nulla al test: si può annullare?
Quando un test passa allo stato "Completato", i suoi campi di testo, il caricamento delle immagini e i pulsanti di salvataggio vengono disattivati e il record diventa di sola lettura. L'applicazione non offre un'opzione per annullare questo stato. In un test completato la relazione può essere scaricata e il record può essere eliminato, ma il contenuto non può essere modificato. Se pensa di continuare più avanti, invece di "Completa test" può salvare lo stato di avanzamento con "Salva test".
Le tavole di Rorschach sono incluse nell'applicazione?
Le 10 tavole sono incluse nell'applicazione e vengono installate nel database del dispositivo al primo avvio.
In quale formato posso ottenere la relazione del test e che cosa contiene?
La relazione può essere creata in Word (.docx) o in PDF. Nel Rorschach e nel test del disegno, la finestra di download permette di selezionare separatamente la valutazione dell'IA, la relazione del terapeuta, la relazione ibrida e la sezione degli allegati; nel test manuale la relazione contiene il testo del terapeuta da Lei scritto. Nella sezione degli allegati della relazione di Rorschach vengono riportate, tavola per tavola, le risposte del cliente e i testi di valutazione, mentre le immagini delle tavole non vengono inserite nella relazione; nel test del disegno viene allegata l'immagine del disegno e nel test manuale le immagini che ha selezionato.
Quando scarico una relazione viene chiesta una password: è obbligatoria? Che cosa succede se la dimentico?
Non è obbligatoria. A ogni esportazione di documenti (relazione del test, scheda del cliente, Excel) viene proposta la cifratura; se accetta, il file viene inserito in uno ZIP protetto dalla password che ha inserito. Se non desidera cifrarlo, Le viene chiesto di confermare un avviso e il file viene salvato senza cifratura; se chiude la finestra della password, l'esportazione viene annullata e nessun file viene creato. La password non viene conservata da nessuna parte: se la dimentica, quel file non potrà essere aperto, ma può creare di nuovo la relazione dall'applicazione.
Sincronizzazione e dispositivi
Posso usarla su più dispositivi?
Sì. Attivando la sincronizzazione con Google Drive può sincronizzare i suoi dati tra i dispositivi. Per farlo deve collegare lo stesso account Google su ogni dispositivo e inserire la stessa password di sincronizzazione. I dati vengono cifrati sul dispositivo e caricati nell'area riservata all'applicazione su Google Drive; se le password non coincidono, i dati non possono essere decifrati sull'altro dispositivo. L'abbonamento, invece, è legato all'account dello store con cui ha effettuato l'acquisto e non viene trasferito dalla sincronizzazione; sui dispositivi in cui ha effettuato l'accesso con lo stesso account dello store può usare l'opzione "Ripristina acquisti".
Ho dimenticato la password di sincronizzazione, cosa posso fare?
Durante la configurazione della sincronizzazione Le viene chiesto di definire una domanda di sicurezza e la relativa risposta. Se dimentica la password, può recuperarla dal collegamento "Password dimenticata" nella schermata Impostazioni > Sincronizzazione inserendo la risposta a questa domanda, e poi impostarne una nuova. Scollegare e ricollegare l'account non reimposta la password: quando l'applicazione trova dati su Google Drive, chiede la password esistente. La password è conservata cifrata sul suo dispositivo; per il recupero, una copia cifrata con la risposta alla sua domanda di sicurezza viene conservata anche nella cartella dell'applicazione del suo account Google Drive e non viene condivisa con lo sviluppatore né con terze parti. Se dimentica la password, l'unica cosa che resta inaccessibile è la copia cifrata su Drive; i dati locali sui suoi dispositivi non ne sono interessati.
Un record eliminato su un mio dispositivo viene eliminato anche dagli altri?
Sì. L'eliminazione viene conservata sul record con un contrassegno "eliminato" e una marca temporale e viene trasferita agli altri dispositivi con la sincronizzazione; il dispositivo interessato rimuove il record dai propri elenchi alla sincronizzazione successiva. Questo non avviene finché il dispositivo non si sincronizza — su un dispositivo che resta a lungo senza connessione il record continua a essere visibile.
Se modifico lo stesso record su due dispositivi, quale viene conservato?
La fusione avviene a livello di record (riga): le modifiche apportate a record diversi vengono conservate da entrambi i dispositivi. Se lo stesso record è stato modificato su tutti e due i dispositivi, vale la modifica più recente; non viene eseguita una fusione campo per campo. Anche l'eliminazione viene trattata come una modifica — se un record eliminato su un dispositivo è stato modificato più tardi sull'altro, vale la modifica. I record che non sono ancora arrivati nel cloud ed esistono solo su un dispositivo non vengono eliminati durante la fusione.
Se salta la connessione a internet, i record che sto inserendo in quel momento vanno persi?
I record vengono sempre scritti prima nel database del dispositivo, quindi può continuare a lavorare anche senza connessione. Senza connessione la sincronizzazione non viene tentata: le modifiche vengono contrassegnate come in attesa e vengono caricate nel cloud alla prima sincronizzazione dopo il ritorno della connessione. Nel frattempo l'icona della sincronizzazione appare rossa e segnala che la sincronizzazione è sospesa.
Se scollego un dispositivo dalla sincronizzazione, i miei dati vengono eliminati?
Quando scollega il dispositivo, quel dispositivo viene rimosso dall'elenco dei dispositivi nel cloud e le impostazioni di sincronizzazione presenti sul dispositivo (collegamento con Google, password di sincronizzazione, informazioni di stato) vengono eliminate. I suoi record di clienti, appuntamenti e bilancio restano sul dispositivo così come sono; nemmeno i dati su Google Drive vengono eliminati. Non esiste un'opzione per rimuovere un altro dispositivo dall'elenco a distanza: l'operazione si esegue da quel dispositivo. L'eliminazione di tutti i dati nel cloud è un'operazione a parte e richiede una conferma scritta.
Le impostazioni che modifico su un dispositivo passano anche agli altri dispositivi?
Una parte passa, un'altra resta separata su ogni dispositivo. L'orario di lavoro, i giorni di riposo, gli orari delle pause, la durata predefinita della seduta, la tariffa standard per seduta, il nome dello studio, la valuta, l'approccio di analisi predefinito e i modelli di messaggio informativo vengono trasferiti tra i dispositivi dalla sincronizzazione. La password di blocco dell'app e la domanda di sicurezza, il tempo di blocco automatico, la lingua dell'applicazione, le preferenze di notifiche e sveglie, le preferenze di visualizzazione del calendario e lo stato della licenza non vengono invece sincronizzati: si impostano separatamente su ogni dispositivo.
La sincronizzazione avviene da sola? Con quale frequenza?
La sincronizzazione funziona in silenzio in secondo piano mentre l'applicazione è aperta: circa 10 secondi dopo una modifica, quando l'applicazione torna in primo piano dopo essere rimasta in secondo piano e durante un controllo leggero del cloud eseguito a intervalli regolari. Se in questo controllo non ci sono modifiche sul cloud, non viene trasferito alcun dato. Per la sincronizzazione attivata dal ritorno in primo piano è necessario che sia trascorso un certo tempo dall'ultima sincronizzazione; in questo modo si limitano le attivazioni consecutive. Può anche avviarla manualmente in qualsiasi momento toccando l'icona di sincronizzazione.
Copia di sicurezza e trasferimento dei dati
Come funzionano la copia di sicurezza e il ripristino?
Da Impostazioni > Backup può esportare i suoi dati come file .thnbak cifrato. Su Android il file viene salvato nella cartella Download; su macOS e Windows nella posizione che sceglie; su iOS viene scritto prima nell'area riservata all'applicazione e si apre la schermata di condivisione — se da lì non se lo invia per conservarlo fuori dal dispositivo, la copia di sicurezza viene eliminata insieme all'applicazione. Per il ripristino, nella stessa sezione sceglie il file e ne inserisce la password; il ripristino elimina in modo definitivo tutti i dati presenti sul dispositivo e li sostituisce con quelli della copia di sicurezza, e questa operazione non può essere annullata. Se dimentica la password della copia di sicurezza, non potrà più accedere a quella copia.
Posso importare in PsyAgenda l'elenco dei clienti di un'altra applicazione o di Excel?
Può importare l'elenco dei suoi clienti. Il pulsante Importa nella schermata Clienti fa scaricare prima un modello Excel vuoto; il modello contiene le colonne Nome, Cognome, Telefono, E-mail e Onorario della seduta, e solo il Nome è obbligatorio. Compili il suo elenco con questa struttura e carichi il file. Prima che i record vengano creati compare un'anteprima: vedrà quanti clienti verranno aggiunti, quali righe verranno saltate perché già presenti nel suo elenco e quali righe non è stato possibile importare, con il relativo numero di riga. I record esistenti non vengono sovrascritti: le righe il cui nome e cognome coincidono vengono saltate. Anche dopo la conferma, finché la finestra resta aperta, può annullare l'operazione con un solo tocco. Vengono importate al massimo 500 righe per volta. Non esiste un'importazione per i dati di appuntamenti e di bilancio; non sono supportati neppure vCard, calendari o altri formati di agenda. A parte questo, l'unico file che l'applicazione può acquisire come dati è una copia di sicurezza cifrata creata con PsyAgenda stessa (.thnbak). Quando aggiunge i clienti uno per uno, su iOS e Android può scegliere un contatto dalla rubrica del telefono.
Posso esportare i miei dati fuori dall'applicazione in un formato leggibile?
Sì. La scheda del cliente, con i contenuti delle sedute e dei test, può essere esportata in Word (.docx) o PDF; i record del bilancio, con i fogli Entrate, Spese e Analisi, in Excel (.xlsx); le relazioni dei test, anch'esse in Word o PDF. A ogni esportazione di documenti viene offerta l'opzione di salvare il file come archivio compresso (.zip) protetto da password. Oltre a questo, è possibile creare una copia di sicurezza cifrata dell'intero database (.thnbak): questo file si ripristina soltanto con PsyAgenda.
Appuntamenti e notifiche
Come posso inviare messaggi informativi ai miei clienti?
I messaggi informativi ai clienti sono disattivati per impostazione predefinita. Quando attiva l'opzione "Messaggi ai clienti" in Impostazioni > Notifiche, la schermata di anteprima del messaggio si apre quando crea un appuntamento, ne cambia la data o l'ora oppure lo elimina. Anche con l'opzione disattivata può aprire la stessa schermata selezionando la casella "Informa il cliente" nella finestra dell'appuntamento. Per gli appuntamenti di oggi o futuri per i quali è già stato inviato un messaggio informativo compare inoltre il pulsante "Invia promemoria". Il messaggio può essere inviato tramite WhatsApp, SMS o e-mail; il canale che sceglie si apre nell'applicazione corrispondente sul suo dispositivo e l'invio lo effettua Lei. Nelle versioni per macOS e Windows il collegamento per gli SMS viene affidato al sistema operativo; se sul computer non è configurata un'applicazione in grado di inviare SMS, questo canale non funziona. Può personalizzare i modelli di messaggio in Impostazioni > Notifiche.
I promemoria delle sedute e le sveglie funzionano anche sul mio computer?
No. La programmazione delle notifiche e delle sveglie funziona solo su iOS e Android; nelle versioni per macOS e Windows le sezioni dei promemoria e delle sveglie in Impostazioni > Notifiche non vengono mostrate, mentre i modelli di messaggio ai clienti restano visibili. Anche l'opzione per impostare una sveglia specifica per una seduta compare soltanto su telefoni e tablet. La sveglia specifica che imposta sul telefono per una seduta viene sincronizzata come campo del record dell'appuntamento e vale anche sugli altri dispositivi mobili sincronizzati.
Posso allegare a un appuntamento un file PDF, Word o audio?
Negli allegati degli appuntamenti sono accettati solo file di immagine. Il selettore di file è limitato alle immagini e, se viene scelto un file che non è un'immagine, compare un avviso che indica che il file non è stato allegato. Se desidera allegare un documento a una seduta, può aggiungere come immagine una foto o una schermata del documento.
In un appuntamento ricorrente ho scelto "Ogni mese", ma le date non cadono lo stesso giorno di ogni mese, perché?
L'opzione "Ogni mese" non indica il mese di calendario, ma un intervallo di 4 settimane (28 giorni): ogni ripetizione viene collocata 28 giorni dopo la precedente. Per questo la seduta resta sempre nello stesso giorno della settimana, mentre il giorno del mese si anticipa progressivamente. Lo stesso calcolo viene usato anche per prolungare una serie esistente.
Ho impostato giorni di riposo e orari di pausa; nel calendario compare "Non disponibile", ma posso comunque inserire un appuntamento in quell'orario: è normale?
Sì, è normale. I giorni di riposo e gli orari di pausa sono indicati nel calendario con un riquadro rosso "Non disponibile"; questi riquadri sono un promemoria visivo: toccando la fascia oraria sottostante, la finestra dell'appuntamento si apre normalmente e la registrazione può essere completata. Anche la nota nella schermata Impostazioni lo precisa: queste impostazioni non eliminano gli appuntamenti esistenti, creano soltanto fasce "Non disponibile" predefinite nel calendario. I blocchi creati con "Blocca questo orario" e gli appuntamenti di seduta esistenti sono invece registrazioni reali: un nuovo appuntamento che si sovrappone a quegli orari non può essere salvato né spostato lì trascinandolo; viene mostrato un avviso di conflitto.