Guida all'uso

In questa sezione trova le impostazioni di base da configurare quando usa PsyAgenda per la prima volta.

Conoscere la schermata Home

1. Quando apre l'applicazione compare la schermata Home.
2. In alto si trovano il nome del suo studio e il pulsante Impostazioni (icona dell'ingranaggio). Il pulsante Sincronizzazione compare a sinistra dell'ingranaggio solo dopo aver configurato la sincronizzazione con Google Drive.
3. Al centro si trovano quattro grandi pulsanti di navigazione: Calendario, Clienti, Bilancio e Modulo test.
4. Nella sezione Note del giorno sono elencate le sedute del giorno selezionato. Con il pulsante data nell'intestazione può consultare un altro giorno e tornare indietro con Vai a oggi. Può nascondere le sedute concluse con l'icona a forma di occhio sulla destra.

Cambiare la lingua

1. Nella schermata Home, tocchi l'icona Impostazioni (ingranaggio) in alto a destra.
2. Passi alla scheda Lingua e apra l'elenco Lingua dell'applicazione.
3. Selezioni la lingua desiderata dall'elenco e confermi. L'applicazione passa subito alla lingua scelta.

Impostare la valuta

1. Vada in Impostazioni > Personalizzazione.
2. Tocchi il campo Valuta.
3. Selezioni dall'elenco la valuta che desidera usare. Nell'avviso che compare, prema Sì, ho capito e voglio continuare. Tutti i campi di onorario e di bilancio vengono mostrati in questa valuta; gli importi già registrati non vengono convertiti, cambia solo il simbolo.

Definire la tariffa standard per seduta

1. Vada in Impostazioni > Personalizzazione.
2. Tocchi il campo Tariffa standard per seduta.
3. Inserisca il suo onorario predefinito per seduta ed esca dal campo; l'impostazione viene salvata automaticamente (compare la notifica "Salvato!"). Questo onorario viene inserito automaticamente quando crea un nuovo appuntamento.

Impostare il nome dello studio

1. Vada in Impostazioni > Personalizzazione.
2. Scriva nel campo Nome dello studio il nome della sua clinica o del suo studio.
3. Il nome inserito comparirà come titolo nella parte superiore della schermata Home.

Può aggiungere e modificare i suoi clienti, consultarne i dettagli e scaricarne le relazioni.

Aggiungere un nuovo cliente

1. Vada alla schermata Clienti dalla barra di navigazione in alto o dalla schermata Home.
2. Tocchi il pulsante Nuova scheda cliente in alto. Su telefono e tablet compare una finestra: con Crea manualmente apre un modulo vuoto; se sceglie Aggiungi dai contatti, il nome, il cognome, il telefono e l'e-mail del contatto selezionato vengono inseriti automaticamente nel modulo.
3. Nel modulo che si apre compili i campi Nome e Cognome (obbligatori).
4. Se lo desidera, compili i campi telefono, e-mail, data di nascita, genere, stato civile, professione, titolo di studio e note private. Su telefono e tablet, con il pulsante contatti accanto al campo del telefono può prendere il numero direttamente dalla sua rubrica; questo pulsante è disponibile anche quando modifica un cliente esistente.
5. Nel campo Onorario netto della seduta può indicare un onorario specifico per questo cliente. Se lo lascia vuoto, viene usata la tariffa standard.
6. Prema il pulsante Salva per creare il cliente.

Importare l'elenco dei clienti da Excel

1. Nella schermata Clienti, tocchi il pulsante Importa accanto al pulsante Nuova scheda cliente.
2. Nella finestra che si apre, prema il pulsante Scarica il modello. Sul suo dispositivo viene scaricato un file Excel vuoto (.xlsx) con le colonne Nome, Cognome, Telefono, E-mail e Onorario della seduta. Nel secondo foglio del file si trovano le indicazioni per la compilazione.
3. Apra il modello in Excel o in un programma simile e scriva i suoi clienti al posto della riga di esempio. Non elimini la riga di intestazione. Solo il campo Nome è obbligatorio; cognome, telefono, e-mail e onorario possono restare vuoti. Vengono importate al massimo 500 righe per volta.
4. Salvi il file, torni all'applicazione e lo carichi dalla stessa finestra con Seleziona file.
5. Prima che le schede vengano create compare un'anteprima: viene indicato quanti clienti saranno aggiunti, quali righe saranno saltate perché già presenti nel suo elenco e quali righe non possono essere importate, ciascuna con il proprio numero di riga. Le schede esistenti non vengono sovrascritte. Se il telefono o l'e-mail non sono leggibili, il cliente viene aggiunto comunque e resta vuoto solo quel campo.
6. Confermi con Aggiungi clienti. Al termine dell'operazione, finché la finestra resta aperta, può rimuovere tutte le schede aggiunte con il pulsante Annulla questa importazione. Dopo aver chiuso la finestra non è più possibile annullare l'importazione in blocco.

Modificare i dati del cliente

1. Nella schermata Clienti, tocchi il nome del cliente che desidera modificare.
2. Nella schermata dei dettagli che si apre, tocchi il pulsante Modifica nel gruppo di pulsanti in alto.
3. Aggiorni i campi che desidera.
4. Prema il pulsante Aggiorna per salvare le modifiche.

Consultare i dettagli del cliente

1. Nella schermata Clienti, tocchi il nome del cliente.
2. Nella schermata dei dettagli vengono mostrati tutti i dati del cliente, lo storico delle sedute, i test registrati e le informazioni finanziarie.
3. Nello storico delle sedute sono elencate la data e l'ora di ogni registrazione. Toccando una riga si aprono le note prima della seduta, le note di seduta, le osservazioni dell'IA, le note per la prossima seduta e le immagini allegate. Per aprire la seduta stessa, tocchi il pulsante Modifica su quella riga.
4. Con la barra di ricerca può cercare per parola chiave nello storico delle sedute.

Attivare o disattivare un cliente

1. Apra la schermata dei dettagli del cliente.
2. Tocchi il pulsante Disattiva in alto. Se il cliente è già inattivo, questo pulsante appare come Attiva.
3. Il filtro sopra l'elenco dei clienti è impostato in modo predefinito su Attivi, perciò i clienti inattivi non compaiono nell'elenco. Per vederli, tocchi l'opzione Inattivi o Tutti del filtro.

Scaricare la scheda del cliente

1. Apra la schermata dei dettagli del cliente.
2. Tocchi il pulsante Scarica relazione (icona di download).
3. Nella finestra che si apre scelga il formato della relazione (Word è predefinito; può scegliere anche PDF) e prema il pulsante Scarica.
4. Una volta pronta la relazione si apre la finestra di sicurezza: con 🔒 Cifra viene scaricato uno ZIP protetto dalla password che ha impostato; con Scarica senza cifratura, dopo aver confermato l'avviso, il file viene salvato così com'è. La relazione contiene i dati del cliente, lo storico delle sedute, i risultati dei test e le valutazioni dell'IA.

Eliminare un cliente

1. Apra la schermata dei dettagli del cliente.
2. Tocchi il pulsante rosso Elimina nel gruppo di pulsanti in alto.
3. La finestra di conferma indica che cosa verrà eliminato: la scheda del cliente, tutti gli appuntamenti di questo cliente e i relativi test. Anche gli onorari delle sedute già incassati vengono eliminati insieme a quegli appuntamenti, perciò lo storico del bilancio e le relazioni sulle entrate cambieranno; le spese dello studio non collegate a un cliente non vengono toccate.
4. L'eliminazione non può essere annullata. Se ha semplicemente concluso il lavoro con il cliente e vuole togliere la scheda dalla vista, invece di eliminare è consigliabile usare Disattiva: lo storico degli appuntamenti, i test e i dati del bilancio restano invariati, il cliente viene soltanto nascosto dagli elenchi e può essere riattivato in qualsiasi momento. Per questo, con un cliente attivo la finestra di conferma presenta tre pulsanti: Annulla, Disattiva e Sì, elimina. Se il cliente è già inattivo, il pulsante Disattiva non compare; restano solo Annulla e Sì, elimina.
5. Per confermare l'eliminazione, tocchi il pulsante Sì, elimina. Questa operazione non può essere annullata; l'unico modo per tornare indietro è ripristinare una copia di sicurezza creata prima dell'eliminazione.

Qui trova le informazioni su come creare e modificare gli appuntamenti, sulle sedute ricorrenti e sulle note di seduta.

Creare un nuovo appuntamento

1. Vada alla schermata Calendario.
2. Tocchi il giorno e l'ora in cui desidera creare l'appuntamento. Si apre la finestra dell'appuntamento.
3. Selezioni il suo cliente dall'elenco a discesa Cliente. Può filtrare l'elenco scrivendo nella casella di ricerca.
4. Il campo Durata (minuti) è precompilato con la durata predefinita scelta nelle Impostazioni. Per modificarla, scelga dall'elenco: 15, 30, 45, 60, 75, 90, 120, 150 o 180 minuti.
5. Se necessario, scriva nel campo Note prima della seduta ciò che deve ricordare prima della seduta; questa nota compare insieme all'appuntamento nel flusso Note del giorno della schermata Home.
6. Prema il pulsante Salva o Salva ed esci.

Aggiungere rapidamente un cliente

1. Questo percorso crea in un solo passaggio sia la scheda del cliente sia l'appuntamento per una persona non ancora registrata. Nella finestra dell'appuntamento, invece di scegliere dall'elenco, scriva il nome e il cognome del cliente nel campo Nuovo cliente.
2. Appena inizia a scrivere compare il campo dell'onorario. Se lo lascia vuoto, all'appuntamento viene applicata la sua tariffa standard per seduta; può anche indicare un importo specifico per questo appuntamento.
3. Salvi l'appuntamento. La scheda del cliente viene creata automaticamente in secondo piano — l'ultima parola del testo scritto diventa il cognome, il resto il nome — e l'appuntamento viene collegato a questa scheda.
4. Se esiste già un cliente registrato con lo stesso nome, compare un avviso; se si tratta di un'altra persona, può confermare e creare la nuova scheda.
5. La scheda creata è una normale scheda cliente; può completare in seguito campi come telefono, e-mail e data di nascita dalla schermata Clienti. L'onorario di seduta della scheda resta vuoto, quindi anche per gli appuntamenti successivi di questo cliente vale la tariffa standard.

Modificare un appuntamento

1. Tocchi l'appuntamento che desidera modificare nel calendario o nella schermata Home.
2. Nella finestra che si apre modifichi i campi desiderati (durata, note, onorario, incasso ecc.). Per cambiare il giorno o l'ora dell'appuntamento, chiuda la finestra e trascini l'appuntamento nella nuova posizione nel calendario. Se l'appuntamento non si sposta, potrebbe essere attivo il blocco del trascinamento; controlli il pulsante a forma di lucchetto al centro del selettore di vista.
3. Prema il pulsante Salva. Se l'appuntamento fa parte di una serie, Le verrà chiesto di scegliere l'ambito dell'aggiornamento.

Creare un appuntamento ricorrente

1. Quando crea un nuovo appuntamento, selezioni la casella Ripeti.
2. Dall'elenco a discesa accanto alla casella Ripeti, scelga l'intervallo di ripetizione: Ogni settimana, Ogni 2 settimane, Ogni 3 settimane o Ogni mese.
3. Nella casella volte indichi quante sedute creare (da 1 a 52).
4. Prema il pulsante Salva. Gli appuntamenti vengono creati automaticamente con la frequenza indicata.
5. L'ultima seduta della serie compare nel calendario in viola e nell'angolo in basso a destra del suo riquadro appare una bandiera di fine (🏁); così vede a colpo d'occhio dove finisce la serie. Nella vista mensile la bandiera non compare: diventa viola il riquadro con il numero di sedute di quel giorno.
6. Quando apre un appuntamento qualsiasi della serie, in alto nella finestra compare il pannello informativo della serie (nell'ultimo appuntamento come avviso arancione). Imposti qui la frequenza e la casella volte, poi prema il pulsante Estendi per aggiungere altre sedute alla serie. Quando estende la serie, il colore viola e la bandiera passano automaticamente alla nuova ultima seduta.

Scrivere le note di seduta

1. La finestra dell'appuntamento contiene tre diverse aree di note:
2. Note prima della seduta (arancione): ciò che deve ricordare o verificare prima della seduta. Questa nota, scritta al momento di creare l'appuntamento, compare sotto l'appuntamento nel flusso Note del giorno della schermata Home; così, iniziando la giornata, ha già davanti che cosa controllare in ciascuna seduta.
3. Note di seduta (verde): il resoconto principale della seduta. Tutte le note e le osservazioni che prende durante o dopo la seduta — tutto ciò di cui si è parlato e che ha avuto importanza in quella seduta — sono conservate qui. Se sceglie di avviare l'analisi della seduta con l'IA, anche l'analisi legge il testo di questo campo.
4. Note per la prossima seduta (viola): gli argomenti che, in base alle sue osservazioni, desidera affrontare nella seduta successiva. Può scriverli personalmente oppure, se preferisce, chiedere un suggerimento all'IA; se il campo è già compilato, il suggerimento viene aggiunto in fondo a quanto ha scritto, senza sovrascriverlo. Quando crea un nuovo appuntamento per lo stesso cliente e lo seleziona, queste note della seduta precedente passano automaticamente nel campo Note prima della seduta del nuovo appuntamento (se il campo è già compilato vengono aggiunte in fondo) e viene mostrata una notifica.
5. Invece di digitare le Note di seduta: se durante la seduta ha preso appunti su carta, può fotografarli e allegare la foto all'appuntamento. Toccando il pulsante riconoscimento della scrittura a mano sull'immagine allegata, l'IA converte lo scritto in formato digitale; dopo la finestra di conferma sceglie il formato della nota (Nota libera, SOAP o DAP). Il testo ottenuto viene aggiunto in fondo a questo campo e non sovrascrive quanto ha già scritto.
6. Con il pulsante Modalità lettura accanto a ogni area di note può leggere le note a schermo intero.

Bloccare una fascia oraria (segnare come non disponibile)

1. Nella finestra dell'appuntamento selezioni la casella Blocca questo orario.
2. Questa modalità disattiva completamente i campi cliente, onorario, note, allegati e durata. Per questo motivo scelga la durata prima di selezionare la casella; il blocco viene creato con quella durata.
3. Prema il pulsante Salva. Nel calendario questa fascia oraria viene contrassegnata come "Non disponibile".
4. Anche le fasce orarie bloccate possono essere impostate come ricorrenti.

Eliminare un appuntamento

1. Tocchi l'appuntamento che desidera eliminare per aprirne la finestra.
2. Tocchi il pulsante rosso Elimina seduta in basso a sinistra.
3. Se si tratta di un appuntamento singolo, prema il pulsante Sì, elimina nella finestra di conferma (per le fasce orarie bloccate questo pulsante diventa Sì, rimuovi il blocco). Per un appuntamento ricorrente, al posto di questo passaggio di conferma si apre direttamente la finestra per la scelta dell'ambito.
4. Se è un appuntamento ricorrente, scelga l'ambito dell'eliminazione: Elimina solo questa seduta o Elimina questa e tutte le successive.

Monitoraggio dei pagamenti

1. Quando apre un appuntamento salvato, a destra del titolo Note di seduta si trova la casella Incassato. Durante la creazione di un nuovo appuntamento questa casella non compare; appare dopo che l'appuntamento è stato salvato.
2. Selezioni questa casella quando il cliente effettua il pagamento.
3. Quando si accumulano sedute non pagate, nella finestra dell'appuntamento del cliente compare l'avviso di saldo da incassare.
4. Non è necessario aprire un appuntamento alla volta per registrare i pagamenti: nella scheda Bilancio > Entrate tutte le sedute sono elencate e la casella Incassato può essere selezionata direttamente da quell'elenco.
5. Selezionando un cliente nel filtro sopra l'elenco può vedere soltanto il suo storico dei pagamenti. Con le caselle Mostra solo le sedute non incassate e Mostra solo le sedute incassate può restringere l'elenco e con il filtro per data può scegliere il periodo.
6. Nell'elenco le sedute incassate appaiono sbiadite; le sedute già scadute e non ancora incassate sono contrassegnate in rosso, così i pagamenti in ritardo si riconoscono a colpo d'occhio.

La schermata Calendario Le permette di gestire visivamente i suoi appuntamenti.

Vista mensile

1. Vada alla schermata Calendario. Per impostazione predefinita si apre la vista dinamica (giornaliera); per la vista mensile tocchi il pulsante Mese, a destra della riga delle viste.
2. In ogni casella del giorno il numero di sedute di quel giorno è riassunto in un unico riquadro (ad es. Sedute: 3). I giorni contrassegnati come non disponibili e i giorni festivi sono indicati con un riquadro rosso Non disponibile.
3. Toccando un giorno può vedere l'elenco dettagliato degli appuntamenti di quel giorno.
4. Con i pulsanti a freccia singola in alto si sposta tra i mesi, con quelli a freccia doppia tra gli anni. Con il pulsante Oggi può tornare al giorno corrente.

Vista dinamica (1 / 3 / 5 / 7 giorni)

1. Nella schermata Calendario tocchi il pulsante 3 giorni (1/3/5/7 giorni a seconda del dispositivo) a sinistra, sulla riga inferiore della barra degli strumenti in alto. Il pulsante Mese a destra riporta alla vista mensile.
2. Nella vista dinamica i giorni sono mostrati in colonne affiancate e le ore riga per riga. L'intervallo predefinito è 08:00-21:00; può modificarlo in Impostazioni > Personalizzazione > Impostare l'orario di lavoro.
3. Per cambiare il numero di giorni tocchi il pulsante a freccia verso il basso a destra del pulsante dei giorni (che indica il numero di giorni visualizzati in quel momento: 3 giorni, 5 giorni e simili) e scelga dall'elenco. Le opzioni variano a seconda del dispositivo: 1 / 3 sul telefono, 1 / 3 / 5 sul tablet, 1 / 3 / 5 / 7 giorni sul computer.
4. Toccando una fascia oraria può creare un nuovo appuntamento per quell'ora.
5. Toccando il pulsante 30 min nell'angolo in alto a sinistra può cambiare l'intervallo della griglia oraria in 15 / 30 / 60 minuti.

Navigare nel calendario

1. Con i pulsanti a freccia singola ai due lati di Oggi può avanzare e tornare indietro: di un giorno nella vista giornaliera, di un mese nella vista mensile.
2. I pulsanti a freccia doppia più esterni (Indietro rapido / Avanti rapido) saltano a passi più lunghi: nella vista giornaliera di tanti giorni quanti ne mostra lo schermo, nella vista mensile di un anno.
3. Tocchi il pulsante Oggi per tornare al giorno corrente.
4. Nel calendario può spostare gli appuntamenti su altri orari trascinandoli. Se teme di spostarli per errore, può disattivare questa funzione; veda più avanti la sezione Evitare gli spostamenti accidentali.
5. Sui dispositivi touch può spostarsi avanti e indietro anche scorrendo il calendario verso destra o sinistra con il dito.

Evitare gli spostamenti accidentali (blocco del trascinamento)

1. Al centro del selettore di vista, tra i pulsanti 7 giorni e Mese, si trova un pulsante con un lucchetto. All'avvio dell'applicazione questo blocco è disattivato, ossia il trascinamento è attivo.
2. Toccando il pulsante il blocco si attiva: il pulsante diventa color ambra, l'icona si trasforma in un lucchetto chiuso e compare la notifica "Trascinamento disattivato". Da quel momento gli appuntamenti non possono più essere spostati.
3. Con il blocco attivo continua a navigare nel calendario normalmente: lo scorrimento con il dito verso destra/sinistra e verso l'alto/il basso non ne risente. Viene impedito soltanto il trascinamento degli appuntamenti e dei blocchi Non disponibile.
4. Per riattivare il trascinamento tocchi di nuovo lo stesso pulsante; il pulsante riprende il colore normale e può spostare nuovamente gli appuntamenti.
5. Questa preferenza riguarda solo il dispositivo che sta usando: resta attiva su quel dispositivo finché non la disattiva e non viene trasferita agli altri suoi dispositivi. Se non riesce a spostare un appuntamento, verifichi prima se questo pulsante è di colore ambra.

Può allegare foto alle sedute, scattarle con la fotocamera e usare il riconoscimento della scrittura a mano.

Allegare una foto a una seduta

1. Apra la finestra dell'appuntamento.
2. Nella riga Allegati, sotto il campo Note di seduta, tocchi il pulsante Carica file.
3. Scelga un file immagine dal suo dispositivo. L'immagine scelta compare come miniatura nell'area delle immagini della seduta.
4. Toccando la miniatura può aprirla nel visualizzatore a schermo intero.
5. Per eliminarla, tocchi il pulsante rosso ✕ nell'angolo in alto a destra della miniatura.

Scattare una foto con la fotocamera (telefono e tablet)

1. Nella finestra dell'appuntamento tocchi il pulsante Carica file della riga Allegati.
2. Su telefono e tablet, nella schermata di selezione che si apre, con l'opzione Fotocamera può scattare una foto sul momento. Se al primo utilizzo il dispositivo chiede l'autorizzazione ad accedere alla fotocamera, la conceda.
3. La foto scattata viene allegata direttamente all'appuntamento, come se fosse stata scelta dalla galleria.
4. Sul computer (Windows e macOS) questa schermata consente solo di scegliere un file; lo scatto immediato con la fotocamera è riservato a telefono e tablet.

Riconoscimento della scrittura a mano

1. Dopo aver aggiunto un'immagine alla seduta, tocchi l'icona rotonda blu a forma di stella nell'angolo in basso a sinistra della miniatura. L'icona non ha un'etichetta di testo; sul computer, se tiene il cursore sopra di essa, compare il suggerimento Digitalizza la scrittura a mano.
2. Nella finestra Conferma dell'analisi con IA che si apre, prema Accetta e continua. Poi, nella finestra Stile delle note manoscritte, scelga il Formato delle note (Nota libera, SOAP o DAP) e il modello di IA da usare, quindi confermi.
3. L'IA converte in testo la scrittura a mano presente nell'immagine e lo aggiunge alla fine del campo Note di seduta. Il testo già scritto nel campo non viene eliminato.

In questa sezione può imparare a monitorare entrate e spese, a usare l'analisi finanziaria e a esportare i dati.

Monitoraggio delle entrate

1. Vada alla schermata Bilancio. Per impostazione predefinita si apre la scheda Entrate.
2. Tutte le sue sedute sono elencate con data, nome del cliente, onorario e stato dell'incasso.
3. Con il filtro per data in alto può filtrare per un mese o un anno specifico.
4. Con il filtro per cliente può vedere i pagamenti di un determinato cliente.
5. Sotto la tabella sono mostrati il totale delle entrate e il riepilogo degli importi incassati e non incassati.

Inviare un messaggio di promemoria di pagamento

1. Con un solo tocco può preparare un messaggio di promemoria per un cliente con pagamenti scaduti. Nella scheda Entrate, tocchi l'icona rossa del messaggio che compare accanto alla data nelle righe rosse. La stessa icona si trova in altri due punti: accanto all'avviso di saldo accumulato da incassare nella finestra dell'appuntamento e accanto alla riga del saldo nella scheda del cliente.
2. Nel messaggio il numero delle sedute scadute del cliente e l'importo totale vengono compilati automaticamente. L'importo coincide con il saldo accumulato che vede sullo schermo e il messaggio riguarda sempre il saldo totale del cliente — non una singola seduta.
3. Nell'anteprima che si apre può leggere il testo prima dell'invio e modificarlo come preferisce. Poi tocchi uno dei pulsanti Invia tramite WhatsApp, Invia tramite SMS o Invia tramite e-mail. PsyAgenda non invia il messaggio da sé: apre l'applicazione scelta con il testo già pronto. Il messaggio arriva al cliente solo quando è Lei a premere il pulsante di invio in quell'applicazione.
4. Può modificare il modello del messaggio in Impostazioni > Notifiche: apra la sezione Modelli di messaggio e modifichi il campo Messaggio di promemoria di pagamento; se lo desidera, può aggiungere al modello i suoi dati di pagamento, come l'IBAN. Per accedere ai modelli non è necessario attivare l'interruttore Messaggi ai clienti.

Aggiungere e gestire le spese

1. Passi alla scheda Bilancio > Spese.
2. Tocchi il pulsante Aggiungi nuova spesa.
3. Nel modulo che si apre inserisca la data, la descrizione, la categoria e l'importo.
4. Prema il pulsante Salva. La spesa viene aggiunta all'elenco.
5. Per modificare una spesa tocchi l'icona blu della matita nella colonna Azioni, alla fine della riga; per eliminarla, l'icona rossa del cestino.

Gestire le categorie di spesa

1. Nella scheda Bilancio > Spese tocchi il pulsante Aggiungi categoria (sul telefono Categorie). Si apre la finestra Gestisci le categorie di spesa.
2. Per aggiungere una nuova categoria, scriva il nome nel campo in alto e prema il pulsante Aggiungi.
3. Con il pulsante Attiva/Inattiva accanto al nome della categoria può nasconderla dagli elenchi; le categorie inattive non compaiono né nel modulo di nuova spesa né nei filtri e le registrazioni già esistenti vengono conservate. Per eliminarla tocchi l'icona del cestino — se in quella categoria sono registrate delle spese l'eliminazione viene bloccata: cambi prima la categoria di quelle spese.

Grafici di analisi finanziaria

1. Passi alla scheda Bilancio > Analisi.
2. In alto sono mostrati i riquadri Entrate totali, Spese totali e Utile netto. Questi importi riguardano il periodo che sceglie con il filtro per data in alto a destra e nelle entrate rientrano solo le sedute con la casella Incassato selezionata.
3. Il grafico dell'andamento di entrate e spese su 12 mesi e il grafico del numero di sedute si caricano automaticamente.
4. Nei riquadri del dettaglio mensile può vedere per ogni mese le entrate, le spese, il risultato netto e i dettagli delle sedute.

Esportare in Excel

1. In alto a destra nella schermata Bilancio, tocchi il pulsante con l'icona a freccia verde verso il basso, a sinistra del pulsante rosso di chiusura (✕) (il pulsante di esportazione in Excel).
2. Vengono proposte due opzioni: Esporta i dati filtrati o Esporta tutti i dati.
3. L'opzione Esporta tutti i dati crea un file Excel (.xlsx) che contiene per intero i fogli delle entrate, delle spese e dell'analisi. Esporta i dati filtrati esporta invece le righe filtrate visibili nella scheda aperta in quel momento; se desidera ottenere con i filtri sia le entrate sia le spese, esporti ogni scheda separatamente.
4. Prima del salvataggio Le viene chiesto se desidera proteggere il file con una password. Se ne imposta una, il file viene salvato come file ZIP cifrato; se sceglie di salvarlo senza cifratura, confermi l'avviso e il file viene scaricato direttamente.

Con i moduli Rorschach, disegno proiettivo e test manuale può somministrare i test in formato digitale e redigerne le relazioni.

Somministrare il test di Rorschach

1. Vada alla schermata Modulo test e, nella scheda Avvia nuovo test, scelga Test di Rorschach.
2. Nella finestra di configurazione inserisca l'età e il genere del cliente, poi prema il pulsante Inizia.
3. Scorra la serie di 10 tavole con i pulsanti Tavola precedente e Tavola successiva; sui dispositivi mobili può anche scorrere verso destra o sinistra sull'immagine della tavola. Il contatore in alto a destra (ad es. 3 / 10) indica su quale tavola si trova.
4. Per ogni tavola scriva la risposta del cliente nel campo Risposte del cliente.
5. Con il pulsante Ottieni valutazione può chiedere all'IA di valutare quella tavola.
6. Scriva le sue osservazioni cliniche nel campo Valutazione del terapeuta.
7. Dopo aver completato tutte le tavole, passi alla scheda Relazioni per creare le relazioni finali.
8. Per concludere il test tocchi il pulsante Completa test in basso; nella finestra Salva il risultato del test che si apre, scelga il cliente a cui associare il test. Per interrompere e riprendere più tardi usi Salva test.

Somministrare un test del disegno

1. Scelga Modulo test > Avvia nuovo test > Test proiettivo del disegno.
2. Nella finestra di configurazione indichi il tipo di test (Casa-Albero-Persona, Disegno cinetico della famiglia ecc.), l'età e il genere.
3. Nella schermata del test carichi l'immagine del disegno oppure la scatti con la fotocamera.
4. Con il pulsante Ottieni valutazione può ottenere l'analisi del disegno.
5. Scriva le sue interpretazioni nel campo Valutazione del terapeuta; se lo desidera, corregga la forma del testo con il pulsante Migliora il testo accanto al campo.
6. Con il pulsante Unisci relazioni accanto al campo Relazione ibrida, riunisca in un'unica relazione le valutazioni dell'IA e del terapeuta. Per farlo, entrambi i campi devono essere compilati.

Inserimento manuale del test

1. Selezioni Modulo test > Avvia nuovo test > Inserimento manuale del test.
2. Nella finestra di configurazione, inserisca il nome del test, l'età e il genere.
3. Scriva i dati del test e i suoi rilievi nel campo di testo libero.
4. Se necessario, aggiunga immagini con il pulsante Carica file della sezione Allegati (sono supportati solo i file di immagine).
5. Salvi il test con il pulsante Salva.

Creare e scaricare la relazione del test

1. Nel Rorschach le relazioni si creano nella scheda Relazioni; nel test del disegno e nel test manuale i campi della relazione si trovano direttamente nella schermata del test. Lo scaricamento della relazione è possibile in tutti e tre i test.
2. Scelga il tipo di relazione da creare: Relazione dell'IA, Relazione del terapeuta o Relazione ibrida.
3. Tocchi il pulsante Scarica la relazione.
4. Nella finestra che si apre, selezioni le sezioni della relazione da includere e scelga il formato (Word o PDF).
5. Si apre poi la finestra Esportazione — Sicurezza. Se sceglie 🔒 Cifra, scaricherà un file ZIP protetto dalla password che imposta; quella password serve per aprire il file, e lo ZIP si apre con gli strumenti integrati di Windows e macOS, senza programmi aggiuntivi. Se sceglie Scarica senza cifratura, viene mostrato un avviso; se conferma, il file viene salvato senza protezione.
6. La relazione viene scaricata sul suo dispositivo.

Consultare i test somministrati

1. Nella schermata Modulo test, passi alla scheda Test somministrati.
2. Tutti i test sono elencati per data, nome del cliente e tipo di test.
3. Tocchi un test per vederne i dettagli, modificarlo o scaricarne la relazione.
4. Per eliminare un test, tocchi il pulsante Elimina nella schermata dei dettagli.

Grazie all'integrazione con l'API di Google Gemini, PsyAgenda può analizzare le sue note di seduta, valutare i test e creare relazioni sui clienti. Per usare queste funzioni è necessaria una chiave API.

Configurare la chiave API

1. Vada in Impostazioni > Gestione API.
2. Incolli la sua chiave API di Google Gemini nel campo Chiave API.
3. Prema il pulsante Salva. Prima di essere memorizzata, la chiave viene verificata presso Google: se è valida, viene salvata in forma cifrata e il testo di stato in alto diventa verde. Se non è valida, non viene salvata, viene mostrato un avviso e la chiave resta nel campo, così può correggerla. Se non c'è connessione a internet, la chiave viene salvata, ma è indicata come non verificata.
4. Per informazioni dettagliate su come ottenere una chiave API, tocchi l'icona delle informazioni accanto al campo.

Analisi delle note di seduta

1. Nella finestra dell'appuntamento, scriva le sue note nel campo Note di seduta.
2. Tocchi il pulsante blu Valutazione dell'IA accanto al campo delle note.
3. Prima, nella finestra Conferma dell'analisi con IA, prema Accetta e continua. Poi, nella finestra Impostazioni dell'analisi con IA che si apre, selezioni l'età e il genere (obbligatori), l'approccio, il livello di dettaglio e il modello, e prema Valuta.
4. Al termine dell'analisi, il risultato compare nel campo Osservazioni dell'IA. Per conservarlo, salvi l'appuntamento con Salva.
5. Con il pulsante Valutazione dell'IA accanto al titolo Note per la prossima seduta può ottenere suggerimenti basati sulle note della seduta corrente e sulle osservazioni dell'IA; i suggerimenti vengono scritti nel campo Note per la prossima seduta.

Analisi generale del cliente con IA

1. Apra la schermata dei dettagli del cliente.
2. Tocchi il pulsante Analisi generale del cliente sopra l'elenco dello storico delle sedute.
3. Prima, nella finestra Conferma dell'analisi con IA, prema Accetta e continua. Poi, nella finestra Impostazioni dell'analisi con IA che si apre, selezioni l'età e il genere (obbligatori), l'approccio, il livello di dettaglio e il modello, e prema Valuta.
4. L'IA analizza tutte le note di seduta e i risultati dei test del cliente e crea una relazione di valutazione completa.
5. Può salvare la relazione creata, rigenerarla o visualizzarla in modalità lettura.

Valutazione dei test con IA

1. Nella schermata del test di Rorschach o del test del disegno, tocchi il pulsante Ottieni valutazione per ogni tavola/pagina.
2. Nella finestra che si apre, selezioni il livello di dettaglio e il modello. Nel Rorschach indichi anche il metodo di analisi (Exner CS ecc.); nel test del disegno questa opzione non compare.
3. L'IA analizza la risposta o il disegno del cliente e scrive il risultato nel campo corrispondente.
4. Con il pulsante Migliora il testo accanto a un campo di note o di relazione del terapeuta che contiene già del testo, può chiedere all'IA di correggere e arricchire il suo testo.

Può conservare i suoi dati come file di copia di sicurezza cifrato e ripristinarli quando vuole.

Creare una copia di sicurezza

1. Vada in Impostazioni > Backup.
2. Tocchi il pulsante Crea copia di sicurezza.
3. Nella finestra Cifra la copia di sicurezza che si apre, definisca una password, la riscriva nel campo sottostante e prema il pulsante Crea copia e cifra.
4. Annoti questa password in un luogo sicuro. Il file della copia di sicurezza è cifrato interamente con questa password; se la dimentica, non potrà più accedere ai dati contenuti in quella copia.
5. Durante la preparazione della copia compare una finestra di avanzamento. Nel frattempo non chiuda l'applicazione.
6. Il punto in cui viene salvata la copia dipende dal suo dispositivo:
   Windows / macOS: si apre una finestra di salvataggio; scelga la cartella e clicchi su Salva. Se annulla questa finestra, la copia non viene creata.
   Android: la copia viene salvata direttamente nella cartella Download del suo dispositivo.
   iPhone / iPad: la copia viene salvata prima nella cartella interna dell'applicazione; subito dopo si apre il pannello di condivisione, che Le permette di salvare il file nella posizione che preferisce (iCloud Drive, memoria del telefono ecc.) o di inviarlo dove vuole.
7. Su iPhone / iPad non salti quest'ultimo passaggio: dal pannello di condivisione che si apre, invii una copia del file fuori dall'applicazione — Salva su File, AirDrop, WhatsApp, Mail o iCloud Drive. Se chiude quel pannello, la copia resta solo all'interno dell'applicazione; eliminando l'applicazione, viene eliminata anche la copia.

Ripristinare da una copia di sicurezza

1. Vada in Impostazioni > Backup.
2. Tocchi il pulsante Ripristina da copia.
3. Selezioni sul suo dispositivo il file .thnbak creato in precedenza.
4. Inserisca la password che ha definito al momento della creazione della copia.
5. Viene mostrata una barra di avanzamento. Al termine, i suoi dati sono ripristinati. Le sue impostazioni di sincronizzazione vengono conservate.

Può sincronizzare i suoi dati in forma cifrata tra più dispositivi tramite Google Drive.

Collegare un account Google

1. Vada in Impostazioni > Sincronizzazione.
2. Tocchi il pulsante Collega con Google.
3. Acceda con il suo account Google e conceda le autorizzazioni necessarie.
4. Quando il collegamento va a buon fine, viene mostrato l'indirizzo e-mail dell'account.

Definire la password di sincronizzazione

1. Dopo aver collegato il suo account Google, la schermata che si apre dipende dal fatto che questo account contenga già dati sincronizzati: sul suo primo dispositivo compare la schermata per definire la password; sul secondo dispositivo e sui successivi compaiono il campo "La sua password attuale..." e il pulsante Collega. Sul secondo dispositivo inserisca la stessa password impostata sull'altro dispositivo e prema Collega; se non la ricorda, risponda alla sua domanda di sicurezza tramite il link Password dimenticata.
2. Inserisca la sua password di sincronizzazione e la riscriva nel campo sottostante. Non c'è una lunghezza obbligatoria, ma poiché tutti i suoi dati vengono cifrati con questa password, Le consigliamo di sceglierne una difficile da indovinare, di almeno 8 caratteri.
3. Più in basso, compili la sezione Domanda di recupero della password: una domanda di sicurezza, la sua risposta e la ripetizione della risposta. Questi campi sono obbligatori — se li lascia vuoti, la sincronizzazione non si avvia. Prema poi il pulsante Avvia la sincronizzazione; la prima sincronizzazione parte automaticamente.
4. Importante: non dimentichi questa password. Tutti i suoi dati vengono cifrati con essa. Se la perde, non sarà possibile accedere ai dati.

Cambiare la password di sincronizzazione

1. In Impostazioni > Sincronizzazione, tocchi il pulsante Cambia password.
2. Scriva la sua password di sincronizzazione attuale nel campo Password attuale. Se non la ricorda, tocchi il link Password dimenticata e risponda alla sua domanda di sicurezza.
3. Inserisca la nuova password e la confermi riscrivendola.
4. Prema il pulsante Salva; i suoi dati vengono cifrati di nuovo con la nuova password e caricati su Drive.
5. Importante: deve inserire la nuova password anche su tutti gli altri suoi dispositivi.

Sincronizzazione manuale

1. Vada in Impostazioni > Sincronizzazione.
2. Tocchi il pulsante Sincronizza.
3. Viene mostrata una barra di avanzamento. Al termine della sincronizzazione, l'ora dell'ultima sincronizzazione viene aggiornata.
4. In caso di problemi può usare i pulsanti Forza il caricamento o Forza lo scaricamento. Attenzione: Forza il caricamento sostituisce tutti i dati su Drive con quelli di questo dispositivo; Forza lo scaricamento sostituisce tutti i dati di questo dispositivo con quelli su Drive. In entrambi i casi, legga la finestra di conferma prima di accettarla; se non sa con certezza da quale lato si trovino i dati aggiornati, non usi questi pulsanti.

Visualizzare i dispositivi collegati

1. In Impostazioni > Sincronizzazione viene mostrato l'elenco Dispositivi collegati.
2. Di ogni dispositivo vengono mostrati il nome (per es. iPhone, iPad, il nome del modello Android o il nome del computer), l'icona del tipo e l'ora dell'ultimo collegamento.
3. Il suo dispositivo attuale è contrassegnato da un'etichetta.

Disattivare la sincronizzazione

1. In Impostazioni > Sincronizzazione, tocchi il pulsante Scollega.
2. Nella finestra di conferma, prema di nuovo il pulsante Scollega.
3. La sincronizzazione viene disattivata. I dati sul dispositivo vengono conservati, ma non sono più sincronizzati con gli altri dispositivi.

Con il blocco dell'app e le impostazioni della password può proteggere i suoi dati da accessi non autorizzati. Tutte le impostazioni di questa sezione sono specifiche di ogni dispositivo: la sua password, la sua domanda di sicurezza, il tempo di blocco automatico e l'accesso biometrico non passano agli altri dispositivi tramite la sincronizzazione. Su ogni dispositivo definisce una password a parte, e una modifica fatta su uno non influisce sugli altri.

Configurare il blocco dell'app

1. Alla prima configurazione dell'applicazione la schermata per definire la password compare automaticamente; questo passaggio non si può saltare.
2. Il blocco dell'app non si attiva con un'opzione separata — la configurazione della password è obbligatoria alla prima apertura. Impostazioni > Sicurezza contiene solo le impostazioni del blocco già attivo.
3. La configurazione si compone di due passaggi. Nel primo, scriva la sua password, la riscriva nel campo sottostante e prema il pulsante Continua.
4. Nel secondo passaggio, scriva una domanda di sicurezza, la risposta alla domanda e la ripetizione della risposta, poi prema il pulsante Completa. Questi tre campi sono obbligatori e non possono restare vuoti — se dimentica la password, quella domanda è l'unica via di recupero.
5. Scelga il Tempo di inattività sotto Blocco automatico per definire dopo quanto tempo senza alcuna operazione l'applicazione si blocca: Mai, 30 secondi, 1, 5, 15, 30 minuti o 1 ora.
6. Se desidera che la password venga richiesta ogni volta che mette l'applicazione in secondo piano e la riapre, attivi l'opzione Blocca al ritorno (disattivata per impostazione predefinita).
7. Se il suo dispositivo lo consente, attivi l'Accesso biometrico per sbloccare rapidamente con l'impronta, il volto o il PIN del dispositivo; al momento dell'attivazione Le viene chiesta la password attuale.

Disattivare il blocco dell'app

1. In Impostazioni > Sicurezza, attivi l'opzione Autorizza questo dispositivo.
2. Confermi l'avviso che compare e inserisca la sua password attuale.
3. Su questo dispositivo la password non viene più richiesta all'avvio né dopo un periodo di inattività. Il livello di sicurezza si abbassa; usi questa opzione solo su dispositivi di sua proprietà, a cui nessun altro può accedere.

Cambiare la password

1. Vada in Impostazioni > Sicurezza.
2. Tocchi il pulsante Cambia password.
3. Inserisca la sua password attuale, poi scriva la nuova password e la confermi.

Se dimentica la password

1. Nella schermata di blocco dell'applicazione, tocchi il link Password dimenticata?
2. Viene mostrata la sua domanda di sicurezza. Inserisca la risposta corretta.
3. Se la verifica va a buon fine, Le viene chiesto di definire una nuova password. Se ha effettuato il recupero dalla schermata di blocco che compare all'avvio dell'applicazione, subito dopo si apre la schermata di configurazione e, oltre alla nuova password, deve definire anche una nuova domanda di sicurezza con la relativa risposta. Se ha effettuato il recupero dalla schermata di blocco che compare dopo un periodo di inattività ad applicazione già aperta, Le viene chiesta solo la nuova password; la sua domanda di sicurezza resta invariata.
4. Se dimentica sia la sua password sia la risposta alla sua domanda di sicurezza (e su quel dispositivo l'accesso biometrico non è attivo), non resta alcun modo per accedere ai suoi dati. Non si tratta di una mancanza, ma di una conseguenza dell'architettura di sicurezza dell'applicazione: il suo database è cifrato con una chiave che può essere aperta soltanto con la sua password o con la sua risposta di sicurezza — né noi né altri possediamo una password principale, una porta di servizio o una copia di recupero.
5. In questo caso resta una sola possibilità: il passaggio eliminare i dati e ricominciare da zero nella schermata di blocco (per evitare che venga premuto per errore, Le viene chiesto di digitare a mano una frase di conferma). Se i suoi dati si trovano nella sincronizzazione con Google Drive o in un file di copia di sicurezza, possono essere recuperati da lì; se non dispone di nessuna delle due, i dati vengono persi in modo definitivo. Per questo Le consigliamo di tenere attiva la sincronizzazione o di creare copie di sicurezza periodiche.

Da questa sezione può gestire i promemoria delle sedute, i promemoria con sveglia e i messaggi informativi inviati ai suoi clienti.

Promemoria delle sedute (dispositivi mobili)

1. In Impostazioni > Notifiche attivi i Promemoria delle sedute. Se il dispositivo chiede l'autorizzazione per le notifiche, la conceda; se l'autorizzazione non viene concessa, l'interruttore resta disattivato.
2. Con Orario della notifica scelga con quanto anticipo rispetto alla seduta deve arrivare la notifica: 5, 10, 15, 30 minuti oppure 1, 2, 4, 8, 24 ore prima (valore predefinito: 15 minuti).
3. Con l'interruttore attivo, la notifica arriva automaticamente per tutte le sedute future; non è necessario selezionare le singole sedute. Sono inclusi solo gli appuntamenti di tipo seduta. Si tratta di una normale notifica del dispositivo, inviata una sola volta; se desidera un suono che continui a squillare finché non lo interrompe, usi i Promemoria con sveglia.
4. Per motivi di riservatezza, nel titolo della notifica il nome del cliente non compare per impostazione predefinita; se desidera vederlo, disattivi l'opzione Nascondi il nome del cliente nelle notifiche. Queste impostazioni sono disponibili solo su Android e iOS.

Impostazioni della sveglia (dispositivi mobili)

1. Per prima cosa, in Impostazioni > Notifiche, attivi i Promemoria con sveglia e imposti il Comportamento della sveglia su Solo le sedute selezionate; poi, nella finestra dell'appuntamento, selezioni la casella Imposta una sveglia specifica per questa seduta.
2. Scelga con quanto anticipo rispetto alla seduta deve suonare la sveglia: 5, 10, 15, 30 minuti oppure 1, 2, 4, 8, 24 ore prima.
3. Nelle sedute con una sveglia impostata, accanto alla scheda della seduta nella schermata Home compare l'icona di una campanella.
4. In Impostazioni > Notifiche, l'Orario predefinito della sveglia stabilisce l'anticipo usato quando non effettua una scelta per la singola seduta; quando il Comportamento della sveglia è impostato su Tutte le sedute, la sveglia suona con questo anticipo per ogni seduta.

Messaggi ai clienti

1. Il momento in cui si apre la finestra del messaggio informativo è determinato dall'interruttore Messaggi ai clienti in Impostazioni > Notifiche. Se è attivato: quando crea un appuntamento con un cliente, ne modifica la data o l'ora, trasforma un appuntamento singolo in una serie, prolunga una serie o elimina l'appuntamento, la finestra si apre da sola — non deve selezionare alcuna casella. Se è disattivato: non si apre alcuna finestra.
2. Può inviare messaggi anche quando l'interruttore è disattivato: è sufficiente selezionare la casella Informa il cliente nella finestra dell'appuntamento e salvare. Questa casella ha la precedenza sull'interruttore: in questo modo attiva il messaggio manualmente per un singolo appuntamento. (Con l'interruttore attivato la finestra si apre comunque, quindi non è necessario selezionare la casella.)
3. Che l'interruttore sia attivato o no, il messaggio non viene mai inviato da solo. L'unica cosa automatica è l'apertura della finestra; la decisione di inviare è sempre sua.
4. Nella finestra Informa il cliente che si apre può modificare il messaggio nell'anteprima e poi scegliere Invia tramite WhatsApp, Invia tramite SMS o Invia tramite e-mail; il messaggio si apre già pronto nell'applicazione corrispondente ed è Lei a premere il tasto di invio. Se il numero di telefono o l'e-mail del cliente non sono registrati, l'applicazione Le chiede di inserirli in quel momento. Se non desidera inviarlo, tocchi Non inviare.
5. Quando apre un appuntamento di oggi o futuro per il quale è già stata inviata una notifica, compare il pulsante Invia promemoria. I promemoria non vengono mai attivati automaticamente — nemmeno quando i messaggi automatici sono attivi. Se desidera che il cliente riceva un promemoria aggiuntivo, deve premere questo pulsante.
6. In un appuntamento ricorrente può scegliere l'ambito della notifica: Solo per questa seduta o Per tutta la serie/programma.